مقاله نقش بسته های نرم افزاری وسیستم های اطلاعاتی حسابداری بر صورتهای مالی حسابرسی شده شرکتهای بورسی تهران در word دارای 65 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد مقاله نقش بسته های نرم افزاری وسیستم های اطلاعاتی حسابداری بر صورتهای مالی حسابرسی شده شرکتهای بورسی تهران در word کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز مرکز پروژه های دانشجویی آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله نقش بسته های نرم افزاری وسیستم های اطلاعاتی حسابداری بر صورتهای مالی حسابرسی شده شرکتهای بورسی تهران در word،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد
بخشی از متن مقاله نقش بسته های نرم افزاری وسیستم های اطلاعاتی حسابداری بر صورتهای مالی حسابرسی شده شرکتهای بورسی تهران در word :
چکیده:
حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است ومدیران باید جهت تصمیم گیری بهتر ،اطلاعات مناسب وبا کیفیت را ازتمام کانالهای رسمی وغیررسمی بدست آورند.بنابراین با توجه به قابلیت های بالقوه سیستم های اطلاعاتی حسابداری وبسته های آماده نرم ا فزاری به عنوان سیستم های اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری ،دراین تحقیق به دنبال بررسی این موضوع بوده ایم که نقش و استفاده ازاین فناوری های اطلاعاتی در صورتهای مالی حسابرسی شده موثرمی باشد یا خیر
.دراین تحقیق حسابرسان معتمد سازمان بورس اوراق بهادارواساتید هیئت علمی دانشگاه آزاد اسلامی منطقه پنچ در جامعه آماری لحاظ شدند وتاثیر بسته های نرم افزاری وسیستم های اطلاعاتی حسابداری بر صورتهای مالی حسابرسی شده شرکتهای بورسی تهران در قالب پرسشنامه ای مورد سوال وبرسی قرار گرفت ودراین تحقیق از روش نمونه گیری تصادفی ساده استفاده گردید .روشهای آماری که روی این پرسشنامه انجام داده شد آمار استنباطی بوده است که از آزمونهای کلموگروف –اسمیرنوف وآزمون تی –استودنت تک نمونه ای استفاده شد .نتایج حاصل از این پژوهش درراستای فرضیه های مطرح شده به این شرح بودند که سیستم های اطلاعاتی وبسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی مربوط بودن وقابلیت مقایسه در صورتهای مالی حسابرسی شده تاثیر بالایی دارند ولیکن این تاثیر بر ویژگی ((قابلیت اعتماد ))در صورتهای مالی حسابرسی شده پایین می باشد .جهت بررسی میزان تاثیر سیسیتم های اطلاعاتی حسابداری وبسته های نرم افزاری بر هر یک از ویژگی های کیفی از آزمون آنالیز واریانس برروی سه شاخص مربوط بودن ،قابلیت مقایسه وقابلیت اعتماد استفاده گردید .بدین منظور با استفاده از آزمون مقایسه ای دوتایی میانگینها دسته های دوتایی با یکدیگر مقایسه شد و رتبه اول این تاثیر گذاری را ویژگی مربوط بودن بدست آورد .
کلید واژه ها: سیستم اطلاعاتی حسابداری ،سیستم اطلاعاتی مدیریت ،بسته های نرم افزاری ، صورتهای مالی حسابرسی شده
مقدمه:
اهمیت دسترسی به اطلاعات برای اتخاذ تصمیمی صحیح در گذشته به سان امروز مورد توجه قرار نداشت . اما امروزه ، اطلاعات مهم ترین منبع در اختیار مدیربعد از منابع انسانی محسوب میگردد .
از آنجا که افراد در جریان آغاز تصمیم به منابع اطلاعاتی چند گانه متوسل می شوند و با توجه به افزایش حجم و سرعت تولید اطلاعات ، ایجاد نوعی سیستم ضروری است که تمام این اطلاعات را پالایش ، فشرده ، ذخیره و منتقل نماید . و به همین سبب است که نظام اطلاعاتی مدیریت شکل میگیرد
سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از این نظام ، رویدادها ی مالی را ، ثبت و تلخیص کرده و سپس به عنوان اطلاعات حسابداری ، جهت پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری مدیریت گزارش می کند .
از سوی دیگر ، انقلاب فناوری و انفجار اطلاعات منطق کسب و کار کلاسیک را زیر سوال برده است .در نتیجه سازمانها ، شرکتها و موسسات ، طیف گسترده ای از گزینه های راهبردی و ساختارهای سازمانی راتجربه می کنند . مدل کسب و کار جاری سازمانها ، ریشه در اقتصاد صنعتی دارد . از این رو تناسب آن با نیازهای امروز مورد تردید است . برخی از صاحبنظران نظرات خود را در قالب سازمان دانش محور مطرح می کنند، دیگران از انتقال به اقتصاد خدمت محور متمرکز بر هوش و خرد سخن به میان میآورند ، بعضی از تمرکزجدی بر شایستگی های محوری و طرلحی سازمان به گونه ای بحث میکنند که بهترین وجه آن شایستگی ها را به صورت اهرم نفوذ درآورد . بعضی دیگر نیز طرفدار سازمان منعطف و کوچک اند .
نظریات بیشتری را نیز میتوان برشمرد ولی پیام همگی روشن است و آن اینکه مدلهای جاری راهبرد و ساختار برای پاسخگویی به چالشهای حتمی عصر اطلاعات به طور باور نکردنی نا کافی است .
دسترسی به مفید ترین و مربوط ترین اطلاعات میتواند موجبات بقای واحد اقتصادی را فراهم آورد .
امروزه موسسات و شرکتهای بزرگ و کوچک بسیاری ، از بسته های نرم افزاری تولید شده و ایجاد سیستم های خاص به عنوان سیستمهای اطلاعاتی استفاده مینمایند .
این امر در تمام کشورها و در ارتباط با انواع سازمانها مشهود است . در کشور ما نیز ازدیاد استفاده از بسته های نرم افزاری و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری روز به روز بیشتر شده و تعدا شرکتها و سازمانهایی که به استقرار آ نها دست میزنند افزایش می یابد .
در چنین فضایی بواسطه اهمیت استخراج صورتهای مالی حسابرسی شده بررسی نقش این سیستم های مستقر شده حایز اهمیت میشود.
فصل اول
کلیات تحقیق
1-1 مقدمه
بخش عمده ای از اطلاعاتی که در سازمانها جهت تصمیم گیری مدیران مورد نیاز است ، اطلاعات حسابداری است . بیشتر تصمیمات مدیران در تصمیم گیریها ی اقتصادی و انتخاب راه کارهایی که به حداکثر کردن سود و حداقل نمودن هزینه و قیمت تمام شده منجر میشود را اطلاعات حسابداری تشکیل میدهد . از آنجا که حسابداری در پی اندازه گیری و ارائه اطلاعات اقتصادی به استفاده کنندگان جهت قضاوت و تصمیم گیری های آگاهانه بوده و آن را به عنوان یک سیستم اطلاعاتی می شناسیم ، بنا براین برای موفقیت سازمانها با توجه به اهمیت و تأثیر گذاری گزارشهای قابل استخراج از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری ، مدیران در تصمیم گیریهای خودبه بهره وری ها ی صحیح از اطلاعات با کیفیت این سیستم نیاز مندند .
حسایداری یک سیستم اطلاعاتی است و مدیران باید جهت تصمیم گیریهای بهتر اطلاعات مناسب و با کیفیت را از تمام کانالهای رسمی و غیر رسمی به دست آورند .
از طرفی فناوری اطلاعات و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری عنصری کلیدی در حذف محدودیت زمانی و مکانی ، دسترسی بهتر و سریع به اطلاعات، به روز بودن و ;. است .
بعبارتی ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری و بسته های نرم افزاری تولید شده توسط شرکتهای صاحب نام ، روش انجام کارها را دگرگون ساخته وباعث شده بستری که بر کاغذ بنا شده بود ، به بسترهای الکترو نیکی تبدیل شود .
این امر در تمام کشورهای و در ارتباط با انواع سازمانها مشهود است . در کشور ما نیز تعداد تولید کنندگان این سیستمهای اطلاعاتی و نرم افزارهای مالی و حسابداری روز به روز افزایش می یابد .
از سوی دیگر ، هدفهای صورتهای مالی حسابرسی شده و منابع حسابداری ایجاب می کند ، اطلاعاتی که صورتهای مالی حسابرسی شده فراهم می آ ورد از ویژ گیهای معینی بر خوردار باشد تا در تصمیم گیریهای سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان فعلی و بالقوه و سایر استفاده کننندگان مؤثر واقع شود این ویژگیها را ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری نامیده که عبارتنداز :
1-مربوط بودن : شامل به موقع بودن ، سودمندی در پیش بینی و سودمندی در ارزیابی .
2- فابلیت اعتماد : شامل قابلیت تأ یید ، معتبر بودن (کامل بودن ، صحیح بودن ، و رجحان محتوا بر شکل )وبی طرفانه بودن
3- قابلیت مقایسه : شامل ثبات رویه و افشای کافی .
فلذا تحولات پیاپی وپیشرفتهای سریع در دامنه فعالیت و انواع واحدهای اقتصادی در جریان است که لزوم تهیه و ارائه اطلاعات مالی مربوط ، قابل اعتماد و قابل مقایسه را توسط واحدهای اقتصادی تشدید کرده است . هم چنین رشد فزاینده پیچیدگیهای جامعه ، نیاز به اطلاعات اقتصادی مربوط با سیستمهای اطلاعاتی و فرآ یندهای مولد اطلاعات را توجیه میکند .
بنا بر این با توجه به قابلیتهای بالقوه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری و بسته های آ ماده نرم افزاری به عنوان سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری ، در این تحقیق به دنبال بررسی این موضوع میباشیم که استفاده از این فناوری اطلاعاتی نقش و تأ ثیری در صورتها ی مالی حسابرسی شده دارد یا خیر .
آیا این اطلاعات از ویژگیهای کیفی ” مربوط بودن “، “قابلیت مقایسه “و قابلیت اعتماد برخوردار میباشد تا بتواند نیاز استفاده کنندگان را به درستی بر آورده سازد .
2-1 بیان مسأله
اهمیت دسترسی به اطلاعات برای اتخاذ تصمیمی صحیح در گذشته به سان امروز مورد توجه قرار نداشت . اما امروزه ، اطلاعات مهم ترین منبع در اختیار مدیربعد از منابع انسانی محسوب میگردد .
از آنجا که افراد در جریان آغاز تصمیم به منابع اطلاعاتی چند گانه متوسل می شوند و با توجه به افزایش حجم و سرعت تولید اطلاعات ، ایجاد نوعی سیستم ضروری است که تمام این اطلاعات را پالایش ، فشرده ، ذخیره و منتقل نماید . و به همین سبب است که نظام اطلاعاتی مدیریت شکل میگیرد.
سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از این نظام ، رویدادها ی مالی را ، ثبت و تلخیص کرده و سپس به عنوان اطلاعات حسابداری ، جهت پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری مدیریت گزارش می کند .
از سوی دیگر ، انقلاب فناوری و انفجار اطلاعات منطق کسب و کار کلاسیک را زیر سوال برده است.
در نتیجه سازمانها ، شرکتها و موسسات ، طیف گسترده ای از گزینه های راهبردی و ساختارهای سازمانی راتجربه می کنند . مدل کسب و کار جاری سازمانها ، ریشه در اقتصاد صنعتی دارد . از این رو تناسب آن با نیازهای امروز مورد تردید است . برخی از صاحبنظران نظرات خود را در قالب سازمان دانش محور مطرح می کنند، دیگران از انتقال به اقتصاد خدمت محور متمرکز بر هوش و خرد سخن به میان میآورند ، بعضی از تمرکزجدی بر شایستگی های محوری و طرلحی سازمان به گونه ای بحث میکنند که بهترین وجه آن شایستگی ها را به صورت اهرم نفوذ درآورد . بعضی دیگر نیز طرفدار سازمان منعطف و کوچک اند (کوئین،1992،ص50 ) ، (همل و پراهالد،1994، ص147) .
نظریات بیشتری را نیز میتوان برشمرد ولی پیام همگی روشن است و آن اینکه مدلهای جاری راهبرد و ساختار برای پاسخگویی به چالشهای حتمی عصر اطلاعات به طور باور نکردنی نا کافی است .
دسترسی به مفید ترین و مربوط ترین اطلاعات میتواند موجبات بقای واحد اقتصادی را فراهم آورد .
امروزه موسسات و شرکتهای بزرگ و کوچک بسیاری ، از بسته های نرم افزاری تولید شده و ایجاد سیستم های خاص به عنوان سیستمهای اطلاعاتی استفاده مینمایند .
این امر در تمام کشورها و در ارتباط با انواع سازمانها مشهود است . در کشور ما نیز ازدیاد استفاده از بسته های نرم افزاری و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری روز به روز بیشتر شده و تعدا شرکتها و سازمانهایی که به استقرار آ نها دست میزنند افزایش می یابد .
در چنین فضایی بواسطه اهمیت استخراج صورتهای مالی حسابرسی شده بررسی نقش این سیستم های مستقر شده حایز اهمیت میشود .
3-1 ضرورت انجام تحقیق
امروزه تحولات شگرفی درزمینه روشهای جمع آوری وارائه اطلاعات رخ داده و پیشرفتهایی آن فرا گیر شده است . به طوریکه روندهای دگرگونی را در زمینه های مختلف ایجاد کرده است .
مهمترین ویژگیهای آن سرعت زیاد در پردازش داده ها ، دقت فوق العاده زیاد ، سرعت بالای دسترسی به اطلاعات ، به روز بودن ، امکان مبادله ا لکترونیکی اطلاعات با کیفیت بالا ، قیمت فوق العاده ارزان و رو به کاهش است . از طرفی گسترش حجم عملیات و پیچیده تر شدن امور را در پیش داریم.
باتوجه به این عوامل دیگر نیازی به توجیه استفاده از آنهادر دنیای امروز نخواهیم داشت و حسابداری نیز ناگزیر است از تمام یا برخی از روشهای نو در ادامه خدمات و وظایف خود استفاده نماید ، زیرا به گفته گری ساندم رئیس سابق انجمن حسابدارن آمریکا ،نقش اطلاعات در جامعه اهمیت بیشتری پیدا کرده است .
پس تهیه کنندگان اطلاعات بویژه حسابدارن باید تهیه کننده اطلاعات مربوط و با کیفیت بالا باشند تا خدمتشان با قیمتهای بالا خریدار داشته باشد ، در غیر این صورت در آینده جایگاهی نخواهند داشت .
بنا براین تحقیقات در این زمینه برای شناخت و تأثیر گذاری سیستمهای اطلاعاتی و نقش آنها در افزایش و ارتقاء کیفیت حرفه و پیشرفت حسابداری و صورتهای مالی حسابرسی شده هم زمان با تحولات اساسی در فناوری اطلاعات لازم و ضروری به نظر می اید.
علاوه براینکه برد وسیع و پر نفوذ سیستمهای خودکار در سازمانها و تأکید فزایندبر اطمینان از صحت و ایمنی فرآیندها ی مبتنی بر فناوری اطلاعات ،نیاز به متخصصان حسابداری با دانش و مهارتهای کنترل فناوری اطلاعات و ارتباطات را افزایش داده است.
هیأت استانداردهای حسابداری نیز در بیانیه مفاهیم حسابداری شماره دو حسابداری را به عنوان یک سیستم اطلاعاتی تعریف کرده است . دراین بیانیه همچنین بیان شده که هدف اولیه و اصلی حسابداری فراهم آوردن اطلاعات مفید برای تصمیم گیرندگان است. مطالعه آلبرت و ماک در سال 2000 نیز مدعای این مطلب است .
همه این موارد نقش و ضرو رت ارزیابی این سیستمها ی اطلاعاتی و سطح کیفیت صورتهای مالی حسابرسی شده بدست آمده از آنها را معین می سازد .
4-1 اهداف تحقیق
هدف تحقیق را میتوان به عدم وجو د اطلاعات کافی از میزان تأثیر گذاری بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی بر صورتهای مالی حسابرسی شده نام برد .
اطلاع از میزان نقش بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی ما را درانتخاب و استفاده بهینه از آنها در جهت تطبیق با ویژگی های صورتهای مالی حسابرسی شده هدایت میسازد و حتی صرف میزان هزینه جهت استقرار از آنها را توجیه مینماید .
بدیهی است ارزیابی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری و بسته های نرم افزاری با محک مناسب بر صورتهای مالی حسابرسی شده می تواند مورد استفاده مدیران مالی ، حسابداران ، کارگزاران بورس اوراق بهادار ، برنامه نویسان و شرکتهای نرم افزاری مالی و اداری ، کار شناسان سیستمهای اطلاعاتی و حسابرسان باشد تابتوانند تصور صحیحی از اطلاعات کسب شده داشته باشند و تصمیمات درستی را در مواقع لزوم اخذ نمایند .
5-1 فرضیه های تحقیق
1-5-1 فرضیه های اصلی
بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر صورتهای مالی حسابرسی شده در سطح شرکتهای بورسی تأثیر دارند .
2-5-1 فرضیه های فرعی
1- سیستمهای اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی «مربوط بودن » درصورتهای مالی حسابرسی شده تأثیر دارند.
2- سیستمهای اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی « قابلیت مقایسه» در صورتهای مالی حسابرسی شده تأثیر دارند .
3- سیستمهای اطلاعاتی وبسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی «قابلیت اعتماد » در صو رتهای مالی حسا برسی شده تأثیر دارند .
6-1 روشهای جمع آوری اطلاعات
روش گرد آوری آمیزه ای از کتابخانه ای و میدانی است . در روش کتابخانه ای از طریق مطالعات کتابخانه ای ادبیات موضوع و پیشینه و تحقیق و نیز چارچوبی مناسب برای موضوع فراهم خواهد شد . در روش میدانی تحقیق ، از طریق پرسشنامه داده های مورد نیاز برای تأیید و یارد فرضیه های تحقیق گرد آوری میشود .
ابزارهای گرد آوری تحقیق ، پرسشنامه و مصاحبه خواهد بود .پس از آن با استفاده از نرم افزار spss برای تجزیه تحلیل اطلاعات ، فرضیه اصلی و کلیه فرضیه های فرعی مورد آزمایش قرار می گیرد .
7-1 قلمرو تحقیق
در این تحقیق حسابرسان معتمد سازمان بورس اوراق بهادار و اساتید و هیئت علمی دانشگاه های آزاد منطقه 5 در جامعه آماری لحاظ خواهند شد و تأثیر بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر صورتها ی مالی حسابرسی شده شرکتهای بورسی تهران در قالب پرسشنامه ای مورد سؤال و بررسی قرار خواهد گرفت .
این تحقیق از نظر زمانی از نوع تحقیقات مقطعی است ، چرا که در یک محدوده زمانی صورت گرفته و واقعیت را در یک برهه زمانی کنکاش میکند .
فصل دوم
مروری بر ادبیات تحقیق
1-2 مقدمه
حسابداری را میتوان زبان تجارت دانست که از آن به عنوان ابزار برقراری ارتباط استفاده می شود . در گذشته حسابداری به منظور شناسایی ، اندازه گیری ، ثبت ، طبقه بند ی ، تلخیص و گزارش دهی عملیات مالی مورد استفاده قرار میگرفت . اما همگام با پیشرفت دانش و فن آوری حسابداری نیز متحول شده و در حال حاضر ، از جمله ابزارهای مهم کنترل ، برنامه ریزی و تصمیم گیری محسوب میشود . به همین لحاظ تغییرات عمده ای نیز در نگرش به حسابداری ایجاد شده که از مهمترین آنها دیدگاه «حسابداری به عنوان سیستم اطلاعاتی » است . این تعریف از حسابداری برای اولین بار در سال 1996 توسط انجمن حسابداری امریکا در بیانیه ای تحت عنوان بیانیه نظریه اساسی حابداری ارائه گردید .
هر سیستم حسابداری باید اطلاعات مربوط به رویدادها ، معاملات و عملیات مالی را پردازش کند و صورتها و گزارشها ی مورد نیاز را فراهم آورد . این کار مستلزم آن است که ابتدا اطلاعات مالی مورد نیاز یا در واقع اطلاعات و گزارشهای خروجی سیستم ، تعیین و سپس اطلاعات ورود ی لازم برای رسیدن به اطلاعات مزبور فراهم شود و سرانجام روشها و وسایلی که میتواند پردازش را انجام دهد، انتخاب گردد .
یکی از انواع سیستمهای حسابداری که پس ازاین به آن اشاره خواهیم کرد ، سیستمهای حسابداری کامپیوتری میباشد که با استفاده از بسته های نرم افزاری در جهت طبقه بندی تلخیص ، گزارش دهی و صورت های مالی حسابرسی شده گامی اساسی بر خواهد داشت
اطلاعات مفید حسابداری که از این طریق جهت استفاده کنندگان تهیه میگردد باید دارای ویژگیهای زیر باشد :
1-قابل فهم بودن :اطلاعات حسابداری باید برای مدیران قابل فهم باشد ، دانش مالی و نحوه ارائه اطلاعات با این ویژگی در ارتباط است .
2 – مربوط بودن :اطلاعات حسابداری باید با مسأله یا تصمیم در دست بررسی مرتبط باشد . اطلاعاتی که به موقع تهیه و در ازریابی تصمیمات گذشته و پیش بینی های آ ینده موثر واقع شود ، مربوطه محسوب میشود .
3-قابل اتکا بودن : اطلاعاتی قابل اتکا است که عاری از خطا و جانبداری باشد . کامل بودن ، صحییح بودن ، بیطرفانه بودن ، و قابلیت تأیید داشتن از نشانه های قابل اتکا بودن اطلاعات حسابداری میباشد .
4- قابل مقایسه بودن :استفاده کنندگان بایستی بتوانند اطلاعات حسابداری را در طول زمان ، مورد مقایسه قرا دهند و نیز بتوانند وضعیت مالی و نتایج عملیات موسسه های دیگر را باموسسه خود مقایسه کنند .
در این پژوهش نقش سیستمهای اطلاعات حسابداری در صورتهای مالی حسابرسی شده مورد ارزیابی قرار میگیرد .
2-2تعاریف عملیاتی
1-2-2 تعریف سیستم اطلاعات
یک سیستم اطلاعات که گاهی اوقات سیستم پردازش داده نامیده میشود یک سیستم مصنوعی است که متشکل از مجموعه کاملی از مولفه های دستی و رایانه ای میباشد که برای جمع آوری ، ذخیره و اداره داده ها و تهیه اطلاعات مورد نیاز کار بران تهیه شده است شکل زیر اجزا فعال یک سیستم اطلاعات را نشان میدهد .
شکل 1-2 اجزاء فعال یک سیستم اطلاعات
1-1-2-2 تعریف سیستم اطلاعاتی مدیریت
سیستم اطلاعاتی مدیریت نوعی سیستم مصنوعی است که شامل مجموعه ای از مولفه های رایانه ای و دستی میباشد که برای تسهیل عملیات یک شرکت و حمایت از فرایند تصمیم گیری ازطریق اطلاعاتی که مدیران میتوانند برای برنامه ریزی و نظارت بر فعالیتهای شرکت استفاده نمایند ، ایجاد شده است .
یک سیستم اطلاعاتی مدیریت نسبت به یک سیستم اطلاعات ساده هدف بالا تری را دارد . سیستم اطلاعاتی مدیریت از اطلاعات برون داد جهت اتخاذ تصمیم میکند .
شکل زیر مولفه های یک سیستم اطلاعاتی مدیریت را به تصویر می کشد.
شکل 2-2 مولفه های یک سیستم اطلاعاتی مدیریت
2-2-1-2 سیستم های اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعاتی حسابداری بخشی اساسی از سیستم اطلاعاتی مدیریت است که داده های (ورودی های )بدست آمده از رویدادهای مالی را دریافت نموده و پس از انجام پردازش روی آنها ، اطلاعات مالی مفید برای استفاده کنندگان ( درون سازمانی یا برون سازمانی ) ارائه میدهد . این سیستم را میتوان به صورت ساده در قالب شکل زیر تصویر کرد .
اطلاعات ( گزارشات) داده ها ( اسناد و مدرک )
باز خورد ( کنترل )
شکل 3-2 پردازش بر روی اطلاعات مالی در سیستم اطلاعات حسابداری
2-2-2 تعریف سیستم اطلاعات حسابداری
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات حسابداری ارائه شده است . در یک تعریف سیستم اطلاعات حسابداری عبارت از مولفه ها و عناصری از سازمان است که از طریق پردازش رویداها ی مالی اطلاعات هشدار دهنده و اطلاعات مبنای تصمیم گیری را در اختیار استفاده کنندگان از این اطلاعات قرار میدهد . در تعریفی جامع تر سیستم اطلاعات حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده ها ی اطلاعاتی به گزارشهای سودمند مالی وارائه ان به مدیریت درون سازمان ومراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم گیری ا ست.تبدیل دادهای اطلاعاتی به گزارشهای مالی درسیستمهای اطلاعات حسابداری در قالب فرآیند جمع آوری ، طبقه بندی ، پردازش ، تجزیه و تحلیل و انتقال اطلاعات صورت می گیرد .
تعریف جامع تری که از سیستم اطلاعات حسابداری ارائه شده است ، چنین است :
سیستم اطلاعات حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده های اطلاعاتی به گزار شهای سودمند مالی و ارائه آنها به مدیریت درون سازمان و مراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم گیری می باشد . تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارشهای مالی در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در قالب فرآیند جمع آوری ، طبقه بندی ، پردازش تجزیه و تحلیل و انتقال ( ارائه ) اطلاعات صورت میگیرد .
اگر بخواهیم عناصر و ویژگیهای اساسی تعاریف فوق را مورد تأکید و تعمق قرار دهیم ، باید نکات زیر را برشماریم :
1- سیستم اطلاعاتی حسابداری از جامعیت برخورد یک مقوله و مفهوم سیستمی برخوردار است .
2- سیستم اطلاعاتی حسابداری هر نوع سازمان ، از جمله بنگاه های اقتصادی و موسسات غیر انتفاعی و بخشهای دولتی و خصوصی را در بر میگیرد .
3- گسترده ارائه محصولات اطلاعاتی یک سیستم حسابداری مراجع بیرونی ومراجع درونی سازمان را در سطح مختلف در بر میگیرد .
4- گزارشهای قابل استخراج از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر روی مبنای تصمیم گیری قرار گرفته و میتواند دارای ارزش افزوده قابل ملاحظه ای باشد
همانطور که در تعریف سیستم اطلاعات حسابداری بیان شد این سیستم سه نوع اطلاعات را تهیه میکند که عبارتند از :
الف ) اطلاعات مربوط به ثبت نتایج :
این گروه از اطلاعات حوادث و اتفاقات انجام شده در گذشته را نشان میدهد . صورتهای مالی شامل سود و زیان و تراز نامه این گروه اند .
ب) اطلاعات هشدار دهنده :
اطلاعاتی که موجب جلب توجه استفاده کنندگان است . گزارش انحرافات بودجه که مغایرت اطلاعات مربوط به عملیات واقعی و اطلاعات پیش بینی شده را نشان می دهد جزو این گروه اند .
ج)اطلاعات تصمیم گیری :
شامل اطلاعاتی اند که برای تصمیم گیری مورد استفاده قرارمیگیرند . این اطلاعات جهت برنامه نویسی مالی ضروری میباشد و معمولا از نظر زمانی آینده را شامل میگردند .
سیستم حسابداری خود به عنوان یک سیستم جزئی از کل سیستم موسسه بوده واثرات متقابل عوامل محیطی از قبیل عوامل اقتصادی ، سیاسی و اجتماعی رانیز در نظر میگیرد . با توجه به مطالب فوق سیستمهای اطلاعاتی حسابداری را میتوان به صورت زیر نشان داد:
شکل 4-2تأثیر عوامل اقتصادی ، سیاسی و اجتماعی بر اطلاعات تصمیم گیری
سیستم اطلاعات حسابداری دامنه وسیعتری را نسبت به سیستم حسابداری پردازش داده ها در بر می گیرد .
سیستم اطلاعات حسابداری بخشی از ارتباطات اطلاعاتی غیر رسمی است که به منظور تصمیم گیری اعمال کنترل ، پیش بینی و برنامه ریزی مدیران مورد استفاده قرار میگیرد .
3-2 انواع سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
نظام های اطلاعاتی حسابداری در طیف گستر ده ا ی از سیستم های دستی تا ماشینی قرار دارند .
انتخاب طرق و وسایل پردازش اطلاعات علاوه بر شرایط محیطی و اقتصادی و تکنو لو ژیک جامعه که موسسه در آن فعالیت میکند به سه عامل اساسی زیر بستگی دارد :
1)حجم اطلاعاتی که باید پردازش گردد .
2) مدتی که صرف پردازش اطلاعات می شود و زمانیکه گزارشهای مالی مورد نظر باید آماده باشد .
3)هزینه ای که باید صرف پردازش اطلاعات گردد .
اطلاعات مالی را می توان از طریق سیستم دستی ، میکانیکی ، کامپیوتری ویا ترکیبی از آنها پردازش کرد .
اما درهر حال ، هرسه سیستم نتایج یکسانی رافراهم می آوردند .آنچه دراین تحقیق مورد بحث است ، سیستم های حسابداری می باشد :
الف :سیستم حسابداری دستی
ب : سیستم حسابداری مکانیکی
ج : سیستم حسابداری کامپیوتری
4-2هدفها ومنابع سیستم اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعاتی حسابداری دو هدف بزرگ را در مقابل خواهد داشت .
• ارائه اطلاعات برای عملیات ونیازهای قانونی
• ارا ئه اطلاعات برای تصمیم گیری .
سیستم اطلاعات حسابداری که به این هدفها به طور کامل رسیده باشد منافع با ارزشی خواهد داشت . برای رسیدن این هدف ها دو فعالیت عمده وجود دارد :
• پردازش مبادلات
• پردازش اطلاعات
1-4-2 پردازش مبادلات
مبادلات رویدادها و کنشها یی هستند که برای کارکرد یک شرکت ضروری است . رویدادها ی حسابداری مانند ارسال صورت حساب فروش کالا ، خود نوعی مبادله ارزش اقتصادی است .
بعضی رویدادها نیز وجود دارند که در آ نها مبادله ارزش اقتصادی صورت نمی گیرد ، مانند دریافت یک سفارش ، و از این رو رویدادحسابداری محسوب نمی شوند . مبادلات و رویدادهای حسابداری به وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می شود . مراحل پردازش مبادلات حسابداری را چرخه حسابداری می نامند . چرخه حسابداری اصولا” استاندارد شده است ولزوما” درتمامی شرکتها به یک روش اعمال می شود .
شکل 5-2 چرخه حسابداری
نمونه ای از مبادلات که دراکثرشرکتها مشترک وعمومی است .
• فروش محصولات یاارائه خدمات به مشتریان :
• خرید مواد ، کالا ، خدمات و دارای ثابت از فروشندگان :
• دریافتی صندوق از مشتریان وسایر افراد :
• فهرست حقوق ودستمزد وپرداخت به کارگران وکارکنان .
بعضی از مبادلات از عوامل بیرونی یک شرکت تاشی میشود مانند پرداخت به مشتریان و بعضی نیز از رویدادهای داخلی یک شرکت ایجاد میشود مانند هزینه استهلاک که درپایان سال مالی ، به وقوع می پیوندد .
پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابدار ی به وسیله سیستمهای زیر صورت میگیردهرنوع ازمبادلات توسط یک سیستم پردازش مبادلات صورت می گیردو ادغام این زیر سیستمها سلامت مالی یک واحد اقتصادی را اندازه گیری خواهد نمود .
اگر سیستم پردازش مبادلات به طوری صحیح طراحی شده باشد منا فع زیر را برای موسسه یا شرکت در پی خواهد داشت :
• پردازش اقتصادی اطلاعات ، کار آمد و موثر خواهد بود .،
• داده ها را به خوبی و با دقت کنترل نمو ده و آ نها را به طور صحیح پردازش میکند.،
• پردازش اقتصادی اطلاعات به هنگام خواهد بود .
2-4-2 پردازش اطلاعات
مقایسه پردازش اطلاعات با پردازش اطلاعات ، اطلاعاتی را جهت تصمیم گیری ارائه میدهد . خروجی یک پردازش اطلاعات به قصد راهنمایی در امر برنامه ریزی و کنترل عملیات یک شرکت میباشد . سیستم اطلاعات حسابداری مجموعه ای از سیستم پردازش اطلاعات مانند حقوق و دستمزد ، دارایی ثابت و سیستم فروش میباشد.
شکل 6-2 سیستم پردازش اطلاعات
سیستم طراحی شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعاتی حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که :
• با تصمیم گیری مورد نظر مربوط باشد .،
• قابل اتکا باشد .،
• به مو قع باشد .،
• با دقت ارائه شده باشد .،
• مختصر و مفید باشد .،
فعالیت های یک سیستم اطلاعاتی حسابداری
هر سیستم اطلاعات حسابداری پنج فعالیت عمده را اجرا میکند .
• جمع آوری داده .،
• پردازش داده .،
• مدیریت داده .،
• کنترل داده
• تهیه اطلاعات .
جمع آوری داده شامل ضبط داده ها ، ثبت انها در فرمهای ویژه ، کد گذاری و اطمینان از صحت و کامل بودن آنها است .
پردازش داده شامل مراحل زیر است :
• طبقه بندی و طراحی داده در مقوله های مناسب از پیش تعیین شده .،
• انتقال و یا کپی داده ها در اسناد و مدارک .،
• مرتب کردن داده ها براساس یک یا چند ویژگی .،
• یک کاسه کردن و هم گروه کردن مبادلات با ماهیت مشابه .،
• ادغام یا ترکیب کردن یک یا دو گروه از پرونده داده ها .،
• انجام محاسبات مختلف بر روی داده ها .،
• خلاصه کردن مجموعه داده ها بر اساس کیفیت داده ها .،
• مقایسه کردن یا آزمایش اقلام از گروه های جداگانه یا پروند های متفاوت برای یافتن علت ادغام و یا جدا سازی آنها
مدیریت داده شامل سه مرحله است :
• ذخیره کردن .،
• به روز کردن .،
• استخراج کردن .،
ذخیره کردن یعنی جایگذاری داده ها در مراکز نگهداری که به نام پایگاه داده ها نامیده میشود .
به روز کردن شامل اصلاح داده های ذخیره شده به منظور انعکاس رویدادهای جدید عملیات است .
استخراج کردن نیز شامل دستیابی به داده ها به منظور تهیه گزارش و ارائه اطلاعات پردازش شده یا پردازش بیشتر میباشد .
کنترل و تضمین داده ها به منظور اطمینان از صحت و درستی داده هاست . برای این فعالیت از روشهای گو ناگونی استفاده میشود . یک نمونه از این روشها شامل اعتبار بخشیدن و اثبات کردن داده ها با بررسی و کنترل اسناد و مدارک اولیه داده هاست واصولا بخشی از کنتر ل داخلی حسابداری نیز شامل همین کنترل و بررسی اسناد ومدارک اولیه جهت اعتبار بخشیدن به داده هاست .
تولید اطلاعات شامل مراحل زیر است :
• پردازش اطلاعات به عنوان تفسیر .،
• تعبیر و گزارشگری اطلاعات .
سیستمهای پردازش اطلاعات در موقعیتهای گوناگون دارای تفاوتهای محسوسی هستند بعضی از پردازش ها ی دستی ، و بعضی از پردازشهای یارانه ای استفاده میکنند . بعضی از سیستمها در موسسات غیر انتفاعی و بعضی در موسسات بازرگانی استفاده میشوند .
نظری اجمالی بر سیستمها ی اطلاعاتی
شکل 7-2 سیستمهای اطلاعاتی
5-2 طراحی و استقرار سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
روشهای طراحی سیستمهای اطلاعاتی را میتوان به دو دسته عمده زیر طبقه بندی کرد :
1) چرخه تکاملی سنتی
2) چرخه تکاملی ساخت یافته
چرخه تکاملی سنتی تا قبل از دهه 1980 بمنظور انجام فعالیتهای چرخه تکاملی سیستم به کار گرفته میشد که امروز در جوامع اطلاعاتی بنام چرخه تکاملی سنتی نامیده میشود .
اساس روش چرخه تکاملی ساخت یافته براستفاده از متدو لوژی ساخت یافته و ابزارو تکنیک های ساخت رایانه قرار گرفته است در این روش ، توسعه سیستمها شامل یکسری مراحل متوالی با تأثیرات متقابل بر یکدیگر است که از بررسی شروع شده و سپس تجزیه و تحلیل ساخت یافته ، طراحی یافته ،برنامه نویسی ساخت یافته ،آزمون ساخت یافته و نصب انجام خواهد گرفت .
تعدادی از فعالیتها میتوانند به صورت موازی انجام شوند و در هر مرحله نیز مستند سازی انجام میگیرد که خود کمک موثری در انجام فعالیتهتای مراحل بعدی خواهد بود .
در روش ساخت یافته، سیستمها بر اساس مفهوم واحد قرار گرفته اند . بدین معنی که سیستم از بالا به پایین به زیر سیستمهای کوچکتر و تقریبا مستقلی تقسیم میگردد .
بنابراین بررسی هر یک از سیستمها یا قسمتها ساده تر بوده و بدین شکل خطا یابی و رفع اشکال آنها نیز سریعتر و آسانتر انجام می گیرد . ضمنا در گیری کاربر در طول پرژه با سیستم از سطح بالایی برخوردار است و این موضوع به تأیید مراحل پیموده شده و همچنین به فهم و درک نتیجه نهایی کمک بسیارخواهند کرد . چنانچه مشخص شود که سیستم طراحی شده تمام نیاز های کاربر را تأمین نخواهد کرد امکان ایجاد تغییرات لازم در سیستم با این روش وجود خواهد داشت .
1-5-2 طراحی و اجرای هر یک از سیستمها ی اطلاعاتی
الف ) طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعاتی سنتی دارای مراحل هفت گانه زیر است :
1)تشخیص نیاز به داشتن سیستم جدید
2) شناخت سیستم موجود
3) تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصل از شناخت و تعیین انتظارات از سیستم
4) طراحی سیستم و انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب جهت پردازش اطلاعات
5)اجرای سیستم
6) حسابرسی سیستم
7) نگهداری سیستم
ارتباط این مراحل و توالی آنها در شکل زیر نشان داده شده است. البته ذکر این نکته ضروری است که این مراحل در بسیاری از موارد در یکدیگر تأثیر متقابل دارند و همچنین با پیشرفت عملیات طراحی و اجرا ، تیم طراحی با شناخت وآگاهی بیشتری که نسبت به نیاز اطلاعات مدیریت و ابعاد مسئله و محیط سیستم کسب میکنند ناچار به باز گشت به مراحل قبلی بوده و با اعمال تغییرات لازم، مسیر حرکت را اصلاح میکنند . بعنوان مثال همانطوری که در شکل زیر نیز مشاهده میشود حتی در آخرین مرحله یعنی در زمان نگهداری سیستم ممکن است برگشت به اولین مرحله صورت پذیرد وجمع آوری یعنی اطلاعات و شناخت بیشتر سیستم مورد نیاز باشد .
شکل 8-2 مراحل طراحی و اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری
2-5-2 تشخیص نیاز به داشتن سیستم جدید و شناخت سیستم موجود
گام نخست در ایجاد یک سیستم جدید معمولا توسط استفاده کنندگان از سیستم برداشته میشود و این در حالی است که استفاده کنندگان از سیستم موجود ناراضی بوده و خواهان اعمال تجدید نظر در آن و یا جایگزینی آن با سیستم جدید می باشند . تشخیص به موقع و درست مسئله و تشریح آن به متخصص و طراحان سیستمها از اهمیت ویژه ای برخوردار است .
نیاز به اطلاعات به موقع و صحیح و مربوط جهت اعمال کنترل بعنوان ابزار تسهیل تصمیم گیری مدیران سطوح مختلف از جمله عواملی است که ایجاد سیستم جدید تا تجدید نظر در سیستم موجود را ایجاب میکند ولی خصوصیات سیستمی سازمان و توجه به ارتباط متقابل از اجزا و عوامل تشکیل دهنده آن ، تشخیص صحیح عارضه در سیستم سازمانی را نیازمند نگرشی سیستماتیک به کلیه ابعاد می نماید(مکرمی ،1374،ص13-6)1
در بسیاری از موارد عوارض و مشکلاتی که نیاز به برداشتن سیستم جدیدی را برای استفاده کنندگان ایجاد می کند ناشی از نارسائیهای است که در سیستم های مرتبط با سیستم مورد نظر به وجود آمده است . به عنوان مثال علت اصلی نارسایی در سیستم حسابداری صنعتی یک موسسه احتمالا” در عدم کفایت سیستم برنامه ریزی و کنترل تولید است و در نتیجه عدم ارتباط واحد های تولیدی با امور مالی و عدم در اختیار گذاردن اطلاعات کمی و فنی تولید است که می بایست مورد تجدید نظر قرار گیرد و یا به طور کلی سیستم موجود درآن طراحی شود .
با توجه به توضیحات فوق می توان نتیجه گرفت که گام اول و تشخیص مسئله را مدیریت و استفاده کنندگان از سیستم بر میدارند ولی تشخیص دقیق عارضه محتاج بررسیهای بیشتری بوده و شناخت سایر سیستمهای مرتبط را ایجاب میکند که این عارضه توسط تحلیل گران سیستمها انجام می گیرد .
مرحله شناخت و بررسی دقیق سیستم موجود ، شامل تهیه گزارش از اطلاعات کسب شده و ارائه آن به مدیریت جهت حصول اطمینان از شناخت نا رسایی موجود در سیستم فعلی است .در این مرحله می بایست شناخت دقیقی از سازمان و سیستم مورد نظر به عمل آید.این مرحله به دو بخش تقسیم می شود:
1)اطلاعات عمومی راجع به سازمان 2 )اطلاعات مربوط به سیستم مورد نظر
1)اطلاعات عمو می راجع به سازمان : در این بخش تاریخچه ای از تشکیل سازمان ،گذشته آن و اهداف و ماموریتهایش و مهم ترین مقررات و قوانین ناظر بر عملیات ، سازمان ، نحوه تامین منابع و
چگونگی عرضه دستاوردها و ضع سازمان از نظر مادی ، پرسنلی و تجهیزات تشریح گردیده و معرفی می شود .
برای شناسایی سیستم و تشخیص مشکلات و تقاضا قوت و ضعف سیستم معمولا” فرمهای مخصوصی وجود دارد که باید توسط استفاده کنندگان از سیستم تکمیل گردد تجزیه و تحلیل گر سیستم با دریافت فرم تکمیل شده بررسی های خود را شروع می نماید و با روش های مختلف شامل مصاحبه ، مشاهده اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم را جمع می نماید .
3-5-2 تجزیه وتحلیل و ارزیابی سیستم
در تعیین انتظارات از سیستم به دو سوال زیر باید پاسخ داده شود :
1) چه خواسته هایی از سیستم در حال حاضر و آینده وجود دارد ؟
2) برای انجام این خواسته ها سیستم چگونه بایست عمل کند ؟
جهت تعیین انتظارات از سیستم اطلاعات مربوط به شناخت سیستم موجود و پیش بینی شرایطی که در آینده برای سازمان اتفاق خواهد افتاد همراه با خواسته ها ، وسیاستها و خط و مشی های مدیریت در هم آمیخته و توسط تحلیل گر تجزیه و تحلیل می گردد به عبارت دیگر این بخش شامل تحلیل و ترکیب اطلاعات ، پیش بینی آینده مدل سازی و حتی پژوهش عملیات
است . در واقع در این مرحله است که را ه حلهای ممکنه فرموله شده و مورد ارزیابی قرار میگیرند در این مرحله ساختار سازمانی مو سسه مورد بررسی قرار می گیرد . کلیه دستورالعملها و آیین نامه های موجود که مسولیت ها و اختیارات را مشخص می نماید مطالعه میشود و همچنین سیستم موجود و کلیه مدارک مربوط به سیستم که گردش عملیات و گردش فرمها را نشان میدهد و همچنین نیاز اطلاعاتی و گزارشهای سیستم مورد ارزیابی و تحلیل قرار میگیرد .
شناخت نیاز اطلاعاتی مدیریت در تعیین انتظارات از سیستم بسیار ضروری و حیاتی است . به همین جهت تحلیل گر سیستم باید با استفاده از انواع روشهای ممکن مصاحبه ، پرسشنامه و مطالعه گزارشات به نیاز اطلاعاتی مدیریت آگاهی یابد . در بعضی موارد مدیریت از تشریح مستقیم نیاز اطلاعاتی خود ناتوان است .بنا براین تحلیل گر سیستم با استفاده از سوالات غیر رسمی مانند اینکه لطفا چهار یا پنج مورد از مسولیتهای خود را ذکر کنید و برای انجام این مسولیتها چهاریاپنج موردازاطلاعاتی که نیاز مندید نام ببرید تا به بخش مهمی از نیازهای اطلاعاتی مدیریت دست یابد .
همچنین تحلیل گر سیستم باید محیط سازمانی را نیز مورد توجه قرار دهد سیستم اطلاعاتی حسابداری مانند هر سیستم دیگر ی نمی تواند بدون ارتباط و تعامل با محیط خود معنی و مفهومی داشته باشد . محیط سیستم اطلاعاتی حسابداری در حقیقت سازمانی است که میبایست بدرستی ابعاد آن شناخته شود .هر چه ابعاد سازمانی وسیع تر باشد سیستم کنترلی و اطلاعاتی رسمی تری نیازداردوهرقدرسطوح مدیریت گسترده تر باشد نیاز اطلاعاتی برای کنترل و تصمیم گیری حیاتی تر است پس از مطالعه و ارزیابی دقیق سیستم موجود و مقایسه امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و شناسایی نقاط ضعف سیستم موجود راه حلهای مختلف تعیین میگردد که این راه حلها اگر چه میتوانند بی شمار باشند ولی عموما به سه دسته تقسیم میشوند :
1) برقراری یک سیستم جدید
2) اصلاح و تکمیل سیستم قدیمی
3) استفاده از خدمات دیگران ، اشتراک وقت با استفاده از خدمات موسسات کامپیوتری پس از تعیین و تعریف راه حلهای مختلف هر یک از این راه حلها از جهات مختلف از جمله تکنیکی ، عملی بودن واقتصادی بودن مورد بررسی قرارمیگیرندو نتایج حاصله از بررسیهای فوق طی گزارش موسوم به گزارش بررسی امکان به مدیریت ارئه میگردد و محدوده کلی سیستم جدید تعیین میگردد و اهداف سیستم تعریف میشوند و همچنین نیازهای ورودی و خروجی اطلاعات مشخص میشوند .
4-5-2 طراحی سیستم و انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب جهت پردازش اطلاعات
سه هدف کلی طراحی یک سیستم و جدید حسابداری به شرح زیر میباشد :
1)بهبود اطلاعات تهیه شده از نقطه نظر کیفیت ، بموقع بودن و ساختار اطلاعات
2)بهبود در کنترلهای داخلی و از این طریق بهبود در قابل اتکا ء بودن اطلاعات حسابداری و فراهم کردن سیستمهای لازم جهت مشخص نمودن مسولیت حفظ و حراست از سیستمهای موسسه .
3)کاهش هزینه های تهیه اطلاعات(شماخی،1379،ص25)3
که هدف فوق را میتوان به صورت رئوس یک مثلث به شکل زیرنشان داد.
بهبود کیفیت اطلاعات
بهبود کنترلهای داخلی کاهش هزینه
شکل 9-2 اهداف کلی طراحی یک سیستم
علت نمایش سه عامل فوق به صورت یک مثلث به این دلیل است که هیچ یک از عوامل یاد شده را نمیتوان به تنهایی مد نظر قرار داد . اگر بهبود در کیفیت اطلاعات بعنوان هدف سیستم در نظر گرفته شود ، میبایست تأثیر آن بر کنترلهای داخلی و هزینه های لازم جهت پردازش این اطلاعات مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد . برعکس اگر صرفا به دلیل کاهش هزینه ها و سیستم جدید طراحی گردد .تأثیر آن در کنترلهای داخلی و کیفیت اطلاعات باید در نظر گرفته شود .
پس ا ز معلوم شدن خواسته ها و انتظارات از سیستم جدید و تصویب آن توسط مدیریت کار فرما کار طراحی سیستم جدید آغاز میگردد . در این مرحله مهارت و خلاقیت بسیار زیادی باید به کار گرفته شود تا سیستم طراحی شده بتواند نیازهای سازمان را برای مدتی طولانی برآورده نماید . در این قسمت ابتدا باید گزارشات مربوط به دو مرحله قبلی (شناخت و تعیین خواسته ها ) به دقت مطالعه گردد و سپس با توجه به تجربیات گذشته ، راههای مختلف جهت رسیدن به اهداف سیستم تعیین گردیده و فرموله شود . آنگاه هر یک این راههای مختلف تشریح گردیده و با اطلاعات نمونه آزمایش گردد تا مناسب ترین راه حل تعیین و انتخاب شود .
چارچوب سیستم طراحی شده قبل از اینکه جرئیات آن مطرح گردد ، می بایست به مدیریت ارائه گردیده وبه تائید یه مدیریت اخذ گردد در ارائه این چار چوب داده ها و ستاده های سیستم نیز میبایست معلوم شود و چگونگی تطبیق ستاده ها و گزارشات خروجی سیستم با انتظارات و نیازهای اطلاعاتی مدیریت روشن گردد باید برای مدیریت تشریح شود که چگونه سیستم جدید در برقراری کنترلهای داخلی ویابهبوداین کنترلها وهمچنین فراهم نمودن اطلاعات مناسب برای تصمیم گیری را یاری خواهد نمود .
پس از تصویب چارچوب سیستم ، طراحی تفصیلی سیستم جدید شروع میشود . دراین مرحله ابتدا جزئیات مربوط به اطلاعات ورودی سیستم معلوم گردید ه و ابزارووسایل انتقال این اطلاعات مانند فرمها ، کارتها و دفاتر طراحی میشوند . همچنین زمان و تناوب تهیه اطلاعات ،مسولیت واحدهای تهیه کننده اطلاعات، دستور العمل گردش فرمها و کنترل آ نها را مشخص نموده و کفایت اطلاعات ورودی به دقت طراحی میشود .
سپس پردازش اطلاعات شامل انجام محاسبات تجزیه و تحلیل و نتیجه گیریها با استفاده از منطق و دستور العملها ی مربوط تعیین گردیده و مسولیت انجام مراحل مختلف این پردازش معلوم میگردد . در مرحله سوم گزارشات خروجی سیستم شامل جزئیات اطلاعات مندرج در گزارشات ، تناوب و زمان ارائه گزارشات ، حصول اطمینان از صحت خروجی و دستور العمل توزیع گزارشات ونهایتا نحوه نگهداری گزارشات برای مراجعات بعدی طراحی میشود .
چنانچه قرار است از کامپیوتر برای پردازش اطلاعات استفاده شود . گروه طراحی می بایست مرکب از کارشناسان تخصصی در زمینه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری و کارشناسی سیستمهای کامپیوتری باشد. فرمها و اطلاعات ورودی با استفاده از مشخصات و امکانات و محدودتیهای سیستم های سخت افزار و نرم افزاری انتخاب شده و میبایست با همکاری دو گروه یاد شده طراحی شود .
5-5-2 اجرای سیستم
این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعاتی حسابداری است حساس ترین و شاید مشکل ترین مرحله در استقرارسیستم است. سیستمی که به صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش گردیده است در این مرحله می بایست به صورت نهایی پیاده شود و جایگزین سیستم قبلی گردد .
آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسات آموزش و سیستمهای تشریحی انجام گرفته و پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با اهداف ، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود ، آموزش به هر یک از مسئولین اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام میگیرد پس از حصو ل اطمینان نسبی کارکنان برای پیاده نمودن سیستم موجود ، آموزش به هر یک ازمسئولین اجرا ی سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یاواقعی انجام می گیرد . پس از حصول اطمینان نسبی کارکنان برای پیاده نمودن سیستم موجود،اموزش به هریک از مسئولین اجرای سیستم درحوزه فعالیت خودبااستفاده از اطلاعات فرضی یاواقعی انجام می گیرد.پس ازحصول اطمینان از امادگی نسبی کارکنان برای پیاده نمودن سیستم مراتب به اطلاعات مدیریت میرسد تا تاریخ پیاده سازی سیستم را تعیین نماید . به طور کلی باید گفت که برای اجرای سیستم میتوان از یکی از سه طریق اجرای موازی ،اجرای کامل و یا اجرای گام به گام و مرحله ای استفاده نمود. هر یک از این روشها دارای مزایا و معایبی هستند . برای آشنایی بیشتر هر یک از آنها در ذیل توضیح داده میشوند .
1_ اجرای موازی : در این رو ش سیستم جدید برای مدت مشخصی به موازات سیستم قبلی و با استفاده از اطلاعات واقعی اجرامیگردد و پس از حصول اطمینان از صحت و کفایت سیستم جدید سیستم قبلی منسوخ شده و سیستم جدیدی جایگزین آن می گردد .
2_ اجرای کامل : در این روش سیستم جدید بطور کامل از یک مقطع زمانی معلوم جایگزین سیستم قبلی میشود .
3_ اجرای گام به گام یا مرحله ای : در این روش سیستم جدیدبه صورت مرحله ای و گام به گام پیاده شده و به مرور بخشهایی از سیستم جدید جایگزین بخشهای مربوط به سیستم قبلی می گردد .
موضوع دیگری که در مرحله پیاده نمودن سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بایددر نظر گرفته شود لزوم رعایت دوره مالی موسسه است . تغییر سیستم در طی دوره مالی با مشکلات فراوان تری نسبت به ابتدای دوره مالی روبروست بعلت عدم آشنایی کافی و کامل کارکنان اجرایی با جزئیات سیستم جدید عملیات پیاده سازی در آغاز با کندی همراه بوده و در نتیجه فرایند تهیه اطلاعات برای اعمال کنترل و تصمیم گیر ی با اختلال مواجه است . اگر در طی دوره مالی سیستم جدید جایگزین سیستم قبلی گردد کارکنان به ناچار می بایست هر دو سیستم را برای مدتی بدلیل تغییراتی که در سر فصل حسابها ، مراکز هزینه و احتمالا رویه های حسابداری بوجودآمده است مورد استفاده قراربدهند .
اجرای سیستم در ابتدای دوره مالی بسیار مطلوب تر بوده و در این حالت مشکلات ذکر شده به مراتب کمتر است . اما باید توجه داشت که پیاده سازی سیستم جدید از ابتدای دوره مالی بستگی به شرایط قراردادوموافقت موسسه طراح سیستم ومدیریت کارفرما دارد.دربسیاری از موارد بخاطر شرایطی مثل مدت قراردادو یا تعجیل مدیریت در جایگزینی سیستم جدید با سیستم قبلی امکان اجرای سیستم ازابتدای دوره مالی امکان پذیر نمی باشدوبه ناچار عملیات پیاده سازی در طی دوره مالی انجام میگیرد .
6-5-2 حسابرسی و نگهداری و کنترل سیستم
پس از گذشت مدتی از اجرای سیستم ، برای حصول اطمینان از اینکه سیستم به نحو مطلوبی پیاده شده و نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان را به خوبی برآورده می سازد .
باید بازده سیستم را با انچه که بعنوان مشخصات سیستم در مراحل قبلی تعیین شده است مقایسه کرد . این حسابرسی بی شباهت به ارزیابی کفایت کنترلهای داخلی نیست وتعداد دفعات انجام آن به حدودو شعور سیستم ، میزان استفاده از کامپیوتر و میزان همبستگی با سیستمهای اطلاعات مدیریت دارد. در این مرحله سهولت اجرا رعایت کلیه ضوابطی که بعنوان کنترلهای داخلی از سوی مدیریت تدوین یافته است و همچنین دقت ، صحت و قابل اعتماد بودن اطلاعات برای مقاصدی که سیستم جهت آن طراحی گردیده مورد بررسی قرارمی گیرد.حسابرسی سیستم میتواند توسط تجزیه و تحلیل گر ویا حسابرسی داخلی سازمان انجام پذیرد
مرحله نگهداری سیستم
طولانی ترین مرحله در چرخه زندگی سیستم است و در صورت عدم توجه کافی به آن ادامه حیات سیستم وقابلیت آن جهت بر آورد نمودن نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان به مخاطره خواهد افتاد .همانطوریکه قبلا گفته شد سیستم اطلاعاتی حسابداری به عنوان بخشی از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت از خصوصیات اطلاعاتی حسابداری اگر نتواند خود را با تغییرات محیطی هماهنگ سازد بزودی محتوای اطلاعاتی خود را از دست داده وغیر استفاده خواهند شد به این دلیل با بررسی مداوم نیازهای اطلاعات استفاده کنندگان واعمال تجدید نظرهای لازم در سیستمها به منظور پاسخ گویی به این نیازها می توان از منسوخ شدن سریع آنها جلوگیری نمود .لذا همه سیستمهای اطلاعاتی باید دارای یک دستورالعمل کامل نگهداری باشند تا بتوان سیستم را همواره به روز وفعال نگه داشت واز بازده سیستم مطمئن شد.یکی از موارد مهم پس از استقرار وشروع کار سیستم ،مسئله کنترل سیستم است .چرا که سیستم از اهدافی که برای آن مشخص شده دور شود ویا اینکه مطمئن است سیستم در معرض خطراتی قرار گیرد که در قسمتهای بعدی در این مورد توضیحاتی کامل داده می شود.کنترل سیستم به سه دلیل برای مدیریت اهمیت دارد:
1- با توجه به اینکه استقرارو اجرای یک سیستم سرمایه گذاری شده است ودر بعضی از موارد این سرمایه گذاری حجم زیادی را در بر می گیرد.بنابراین مدیریت می خواهد مطمئن شود نرم افزار و سخت افزاری که برای سیستم شرکت بکار گرفته شده است مناسب و قابل اعتماد است .
2- سیستمهای اطلاعاتی به خصوص سیستمهای اطلاعاتی حسابداری ، با این هدف برقرار می گردند که داده ها ، حوادث و اتفاقات را دریافت کنند و به اطلاعات قابل اتکاوقابل مقایسه تبدیل کنند.اطلاعات تولید شده توسط این سیستمها باید قابل اعتماد باشند لذا مدیریت به کنترل این سیستمها توجه دارد .
3- سیستمهای اطلاعاتی در برنامه ریزیهای مدیریت مورد استفاده قرار میگیرند . لذا باید همواره تولیدات این سیستمها یعنی اصلاحات تولید شده توسط این سیستمها با پیش بینی های قبلی مقایسه شده و انحرافات برطرف گردند .
7-5-2 گزارش حسابرس مستقل
افشای اطلاعات مالی با اهمیت درمورد واحد تجاری اصولاً در گزارش حسابرسی مستقل، محل مناسبی نمی‌باشد. اما در موارد ذیل میتوان از گزارش مزبور جهت افشای انواع اطلاعات زیر استفاده نمود:
الف- آثار با اهمیت ناشی از بکارگیری روشهای حسابداری متفاوت با روشهای پذیرفتته شده.
ب- آثار با اهمیت ناشی از تغییر یک روش پذیرفته شده حسابداری به روش پذیرفته شده دیگر.
ج- اختلاف نظر بین حسابرس مستقل و واحد تجاری مورد رسیدگی نسبت به قابلیت پذیرش یک یا چند روش حسابداری بکار گرفته شده در گزارشهای مالی واحد مزبور.
اطلاعات مورد الف و ب باید در صورتهای مالی و یادداشت‌ها همراه آن که توسط واحد تجاری ارائه میشود نیز افشاء گردد. افشای اطلاعات مزبور از این جهت ضروری است که اطمینان حاصل شود، استفاده کنندگان گزارش مالی به هنگام مقایسه این گزارشها با گزارشهای مالی سایر واحدهای تجاری یا به علت عدم رعایت یکنواختی با سایر دوره‌های مالی، سردرگم نمی‌شود. هرچند صورتهای مالی، گزارش مدیریت واحد تجاری است و نه گزارش حسابرسی مستقل، اما اگر در صورتهای مزبور انحرافی از اصول پذیرفته شده حسابداری وجود داشته باشد، اظهار نظر حسابرس مستقل نمی‌تواند مبین این باشد که صورتهای مالی طبق اصول پذیرفته شده حسابداری تهیه و ارائه شده است. اگر انحراف از اصول پذیرفته شده حسابداری دارای چنان اهمیتی باشد که صورتهای مالی را گمراه کننده سازد، حسابرسی مستقل باید در گزارش خود، دلایل انحراف و اثرات ریالی آن را بیان و افشاء کند. (هندریکسن ، 1993 ، ص 881-880) .
6-2سیستم های اطلاعاتی حسابداری و کامپیوتری و بسته های نرم افزاری حسابداری
در این سیستمها اطلاعات مالی به وسیله کامپیوتر و دستگاههای جانبی آن پردازش می گردند.در حال حاضر انواع مختلفی با سرعتهای و ظرفیتهای متفاوت و نامهای تجاری متنوع به بازارعرضه شده ومورداستفاده قرار میگیرند . در سیستمهای حسابداری رایانه ای ، عملیاتی نظیر وارد کردن اطلاعات به رایانه معمولا با دست یا با استفاده از وسایل و تجهیزات مکانیکی انجام میگیرد که سهم این عملیات در پردازش اطلاعات نا چیز است .
توسعه سریع میکرو رایانه که از لحاظ اندازه کوچک و از نظر قیمت ارزان و از لحاظ پردازش برنامه و پذیرفتن اطلاعات توانا هستند.استفاده از سیستمهای رایانه ای را برای موسسات کوچک از لحاظ فنی ممکن و از نظر اقتصادی به صرفه کرده است . ساده شدن کار برنامه ریزی در سالهای اخیر و رواج بسته های نرم افزاری ( نرم افزار های آ ماده ) برای انجام عملیات مختلف حسابداری نیز از جمله عواملی است که میزان استفاده از سیستمهای حسابداری رایانه ای در موسسات مختلف را افزایش داده است .
1-6-2 تعریف نرم افزار و نقش آن در سیستمهای حسابداری
نرم افزار بخش غیر قابل لمس یک سیستم کامپیوتری را شامل میشود .به عبارت دیگر هر چیزی در یک سیستم کا مپیوتر ی که سخت افزار نباشد نرم افزاراست که شامل برنامه ها و مستندات سیستم و دستورالعملهای سیستمها میگردد.کلیه اسنادو مدارک برنامه نویسان شامل کاربرگهای تهیه برنامه و همچنین کلیه روند نماهای تهیه شده و مدارک واطلاعات جمع آوری شده جهت طراحی سیستم ، جزیی از نرم افزار سیستم کامپیوتری میباشد.
حسابداران و حسابرسان که در حقیقت نقش بسیار مهمی در اجرای سیستمهای کامپیوتری بعهده دارند بایستی اطلاعات کافی دررابطه با سیستمهای کامپیوتری داشته باشند تا بتوانند نقش ایجادارتباط بین مدیران سازمانها و تجزیه و تحلیل گران سیستمها و متخصصان سیستمهای کامپیوتری را به خوبی ایفا نمایند تا طراحی واجرای سیستمهای حسابداری کامپیوتری وهمچنین نگهداری این سیستمها به نحو مطلوبی انجام پذیرد .
برای اینکه کامپیوترها ( سخت افزارها ) بتوانند محاسبات و عملیات موردنظررا انجام دهند لازم است دستور العمل مربوط به آنها داده شود.کامپیوترها با توجه به دستور العملها وبرنامه هایی که ما به آنها می دهیم بایستی تصمیمات مختلفی اتخاذ نمایند.به عنوان مثال درسیستم حقوق ودستمزدبایستی تصمیم بگیرنداز کدامیک از کارکنان می بایست حق بیمه کسر گردد.
بنا بر این اگر دستور العمل داده نشود ماشین عملا کاری نمی تواندانجام دهد. مجموعه دستور العملها یی که به کامپیوتر داده میشود چه محاسباتی و چه منطقی میتوان بعنوان برنامه نامیده میشود .
این برنامه باید براساس قواعدی نوشته شود که کامپیوتر بتواند آن را درک نماید.این قواعد و مقررات را زبان برنامه می نامند .
نرم افزارهای کامپیوتر ی به دو دسته تقسیم میشوند :
الف ) نرم افزارهای پایه یا سیستمهای عامل
ب) نرم افزارهای کاربردی
نرم افزارهای کاربردی جهت استفاده های خاص از کامپیوتر میباشد مثلا در سیستمهای حسابداری برنامه ها ی محاسبات حقوق و دستمزد ، کنترل انبار و سیستم حسابداری و مالی به صورت مجموعه های کاربردی به زبانهای مختلف نوشته شده و در دسترس است .
2-6-2 نقش کامپیوتر در حسابدار ی
حسابداری نیز از دانشهای علمی بود ، که کامپیوتر را به خدمت گرفت.نیازدولتمردان ، اداره کنندگان واحدهای اقتصادی خصوصی و عمومی و سایر نهادها ی اقتصادی و اجتماعی کشورهای پیشرفته صنعتی به اطلاعات مالی برای اتخاذ تصمیمات آکاهانه ایجاب می کرد که از دستگاهها و ابزارهایی استفاده شود که بتواند حجم عظیم اطلاعات مالی موجودرا در اسرع وقت پردازش و اطلاعات مطلوب را فراهم آورد .
پیشرفت در ساخت کامپیوتر در طول دهه های بعدو ابداع نرم افزارهای علمی تر و ساده تر کامپیوتر را هرچه بیشتر و همه جانبه تر در خدمت پردازش اطلاعات مالی قرار داد و موارد استفاده از کامپیوتر را افزایش داد. بطوریکه تا اواخر دهه 1970 کلیه واحدهای بزرگ اقتصادی اغلب سازمانهای بزرگ اداری و برخی از واحدهای متوسط ، تقریبا در سراسر جهان به نحوی از کامپیوتر در امور مالی و حسابداری بهره گرفتند و سیستمهای حسابداری و کامپیوتری در موسسات اوج یافت .
پیدایش کامپیوترهای کوچک موسوم به کامپیوترهای شخصی که نسبتاارزانتر،بسیار کم حجم تروکار با آن ساده تر بود و ابداع نرم افزارهای آماده حسابداری ، شتاب تازه ای در استفاده از کامپیوتر در حسابداری پدید آورد و بسیاری از واحدهای متوسط و کوچک نیز به سیستمهای حسابداری کامپیوتر ی روی آوردند .
توسعه کاربرد کامپیوتر در حسابداری به تکامل سیستم اطلاعات حسابداری انجامید و موجب آن شد که با تلفیق دانش حسابداری و علمی اطلاعات و کامپیوتر ، سیستمی برای طراحی و کاربرد اطلاعات مالی ، اطلاع رسانی و ارتباطات ، استفاده از اطلاعات مالی در تصمیم گیری و بالاخره روابط عمومی و صورتهای مالی حسابرسی شده پدید آید . تکامل سیستم اطلاعات حسابداری با پیدایش سیستم اطلاعاتی مدیریت قرین بود ،این سیستم نیز که به استفاده از کامپیوتر در مدیریت متکی است اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیریهای مختلف مدیران را در امور برنامه ریزی ، هدایت و کنترل عملیات فراهم میآورد و آنها را قادر میسازد که با کار برد نرم افزارهای مناسب ، مدلهای مختلف تصمیم گیری مبتنی بر روشهای مقداری را به سهولت بکار گیرند و عملیات را براساس اطلاعات آگاهانه رهبری کنند .
در حال حاضر استفاده از کامپیوتر در سیستمهای حسابدار ی واحدهای اقتصادی بزرگ و متوسط اجتناب نا پذیر است . سیستمهای حسابداری کامپیوتری عملیات ملال آور و تکراری دفتر داری را حد اقل کرده و محاسبات را ساده ، نتایج عملیات وضعیت مالی واحدهای اقتصادی را به سرعت پردازش میکند و اطلاعاتی گسترده از جنبه های گوناگون فعالیتهای اقتصادی را فراهم می آورد(شماخی ،1379، ص32)1 .
3-6-2 تاریخچه استفاده از سیستمها ی حسابداری کامپیوتری درایران
نخستین کامپیوترهای تجاری در اواخر دهه 1340 به ایران راه یافت . ظهور کامپیوتر در ایران بیش از آنکه به علت نیاز به امکانات پردازشی آنها باشد ، به پیروی از شرایط زمانی و به لحاظ همگامی با آخرین دستاوردها ی کشورهای غربی و بخصوص آمریکا بوده است . مهمترین سیستمهایی که در این زمان در ایران راه اندازی شدند کامپیوترهای بزرگ بود ساخت شر کت آی .بی .ام بودند . قبل از دهه 60 اکثر شرکتهای مهم کامپیوتری آمریکا درایران دارای نمایندگی رسمی بودند که از میان آنها میتوان به شرکتهای (هانی ول ) که بیشترین اداره سیستمهای کامپیوتری صنایع دفاع وارتش را بعهده داشت ،
شرکت (آی . بی . ام )که بزرگترین سهم کامپیوترهای ایران را بخصوص در دانشگاهها و شرکت ملی نفت ایران و دیگر ادرات و موسسات دولتی را به عهده داشت و شرکت ( ان .بی. آر ) اشاره نمود .
در اواخر دهه1340 و در طول چند سال و با دشواریهای فراوان ، چند واحد دولتی نظیر شرکت ملی نفت و بانک ملی و چند سازمان دولتی نظیر سازمان برنامه وبودجه و وزارت امور اقتصادی و دارایی ، کامپیوتر را در زمینه های مختلف و از جمله عمده ترین آن درامور مالی و حسابداری به خدمت گرفتند . مدتی بعد بیش از هزار دستگاه کامپیوتر به ایران وارد و در وزارتخانه ها، نیروی نظامی ، بانکها ، شرکتها ی آب و برق هواپیمایی ، شرکتها ی تولیدی بزرگ خصوصی وعمومی و تعدادی از مراکز آموزشی بکار گرفته شد . اگر چه از کامپیوترها برای مقاصد مختلف استفاده شد اما عمده ترین مورد استفاده آنها در مجموع پردازش اطلاعات و حسابداری وبود .
در دهه 1360 که با تحول در صنعت کامپیوتر در جهان همراه بود ، موانع و محدودیتهایی از جانب کشورها ی صنعتی در مورد صدور کامپیوتر به ایران برقرار شد و نمایندگیهای متعلق به شرکتهای کامپیوتری خارجی یا مختل گردیدند و یا هسته اصلی شرکتهای ایرانی را تشکیل دادند. شرکت آی .بی. ام هسته تشکیل شرکت داده پردازی ایران و نمایندگی شرکت ان . سی. آر هسته تشکیل شرکت ایران ارقام شد.
با بروز جنگ محدو دیتهایی برقرارشده به شدت تشدید و به تحریم اقتصادی منجر و در نتیجه در طول جنگ تنها تعدادی کامپیوتر بزرگ و چندصدکامپیوتر شخصی با دشواریهای فراوان به ایران وارد شد. با پایان جنگ تحمیلی و کاهش نسبی موانع صدور و ورود برخی از انواع کامپیوتر به ایران صدها کامپیوتر بزرگ و هزاران کامپیوتر شخصی به کشور وارد و مونتاژ کامپیوتر در داخل ایران شروع شد . انواع نرم افزارفارسی ساخته شد و تعداد زیادی از موسسات اعم از دولتی و خصوصی ، تولیدی وخدماتی به سیستمهای کامپیوتری روی آوردند .
در مجموع در طول چند دهه ای که از پیدایش کامپوتر میگذرد ، روند ورود آن به کشور صعودی و موارد استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای گوناگون در سیستمهای مختلف بخصوص سیستم مالی رو به گسترش بوده است .
موسسات و شرکتهای زیادی در زمینه ایجاد برنامه های کاربردی حسابداری ایجاد گردیده اند . همچنین ضرورت استفاده از سیستمهای کامپیوتری نیز بر مدیران شرکتهای کوچک و بزرگ اشکار گردیده است و استفاده از سیستمهای کامپیوتری در سالهای اخیر روند رو به رشد بالایی داشته است. اما وجود مشکلات کاربری کامپیوتر از قبیل وجود مشکلات ذاتی ناشی ازبرخورد با تکنولوژی جدید وارداتی ، تحولات سریع در کاربردهای متنوع و متعدد سخت افزار ونرم افزار منجر به عدم استفاده صحیح از ظرفیت کامپیوترها شده و میشود .
4-6-2 سیستمهای پردازش داده های الکترونیکی
قرنها شیوه های موجود و بنیادین تجارت و بازرگانی دگرگونی اندکی را شاهد بود . در گذشته تاجر با مشتری و یا با تاجر دیگری ملاقات و برای تأمین یا عرضه کالای خود در برابر دریافت یا پرداخت مبالغ نقدی ، خدمات ، یا کالاهای دیگر اقدام به عقد قرارداد میکرد . بعد از آن تاجر دست به تثبیت معامله فوق در دفاتر حساب خویش مینمود و بطور متناوب اقلام ثبت شده در دفاتر خود را برا تعیین اینکه چه تعداد افراد به وی بدهکار و یا اینکه و ی به آنها بدهکار میباشد و یا اینکه مبالغ نقدی و دارایی هایش چقدر میباشند و به تلفیق آنها با همدیگر می پرداخت .
طی چند دهه گذشته تغییرات در شیوه های تجارت و بازرگانی جنبه تصاعدی داشته است ظهور کامپیوتر و پس از آن اینترنت باعث شده است کاری را که یک تاجر در دوران گذشته با مشقت انجام میداد ، امروز با بررسی کاتولو گهای کالایی خاص در اینترنت و سفارش سریع آن انجام شود . در واقع تغیر در شیوه های تجارت و نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان باعث بوجود آمدن شیوه جدیدی از تجارت بنام تجارت اینترنتی یا الکترونیکی شده است .
مزایای تجارت اینترنتی شامل موارد زیر است :
1-بقاء: بسیاری از سازمانها مجبورند برای ماندن در رقابت با سایر شرکتهای مشابه از تجارت الکترونیکی استفاده کنند .
2-پیشرفت در انعطاف نسبت به نیازهای مشتری : در شرایط کنونی بازار که بدست آوردن مشتر ی وحفظ آن یکی ار برنامه های اساسی موسسات می باشد باید دانست به نیازها ی مشتریان انعطاف پذیری شرکت بالا باشد و تسهیلات زیادی را برای مشتریان خود در زمینه فروش وخدمات پس از فروش ایجاد کنند تا بتوانندرضایت آنها را حفظ کنند.
3-کاهش هزینه ها : در بسیاری از موارد استفاده از تجارت الکترونیکی باعث کاهش هزینه های شرکت می شود . به طور مثا ل اگر در خواست خرید از طریق اینترنت صورت گیرد دیگر نیازی به استفاده از مسئول خرید نمی باشد .
حسابدارن نیز همراه با این تحولات خود را وقف داده و همواره تلاش برای سازگاری خود با نیازهای استفاده کنندگان داشته است از همان روزهای نخستین حسابداری ، یعنی زمانی که روشها ی دستی ابتدایی تنها سیستمهای اطلاع رسانی قابل حصول حسابداری محسوب میشدند ، حسابداران برآن بودند که به ارزانترین و کار آمد ترین راه جهت پردازش داده های ناشی از رویدادها دست یابند . پردازش اطلاعات معمولا به دو صور ت زیر انحام میگیرد .
1-پردازش دوره ای یا دسته ای
2- پردازش فوری
در پردازش دسته ای یا دوره ای معاملات ، فاصله زمانی بین مراحل متعدد پردازش داده ها وجود دارد .در واقع پردازش دسته ای یا دوره ای عبارت است از تجمع چندین معامله طی یک دوره از زمان و پردازش یکجا ی آ ن ، ولی در پردازش فوری فاصله ای بین رخ دادن معاملات وجود ندارد و به محض اینکه معاملات صورت میگیرد ، ثبت می شود . یعنی در هر دو مورد رخداد و ثبت در یک زمان می باشد .
5-6-2 مراحل تجزیه و تحلیل و طراحی یک سیستم کامپیوتری
مرحله اول : نیاز سنجی
الف – منشأ نیاز به سیستم اطلاعاتی
هر گونه احتیاج به اطلاعات براساس یک نیاز اولیه (نیاز به اطلاعات برای تصمیم گیر ی مدیران ، نیاز به اطلاعات برای مراجع قانونی ، نیاز به اطلاعات برای ارائه به سهامداران ،بانکها ، مشتریان ، بستانکاران ) شکل میگیرد .
بدون وجود یک نیاز اولیه ، نیاز به اطلاعات نیز وجود نخواهد داشت . این نیاز با مسئله اولیه بایستی بطور دقیق مورد بررسی قرار گیرد . گا هی سازمانها پس از برخورد به یک مشکل ناگهانی مثلا حالتی که برای تصمیم گیری مدیران ،اطلاعاتی وجود ندارد و یا ناقص است دفعتا احساس نیاز به سیستم اطلاعاتی میکنند و سپس درصدد تهیه سیستم اطلاعاتی برمی آیند . اگر مدیران همیشه به این روش سیستمها را توسعه دهند گرفتا ر روزمرگی شده و کنترل خود را بر روند توسعه سیستمها ی اطلاعاتی از دست میدهند.
همانطورکه سازمانها برای دستیابی به اهداف بلند مدت خود یک برنامه بلند مدت تدوین میکنند ، بایستی برای توسعه سیستمهای اطلاعاتی نیز برنامه بلند مدت (استراتژی انفورماتیک ) داشته باشند . در این برنامه مشخص میشود که برای دستیابی به اهداف سازمانی به طور کلی چه نوع سیستمهایی باید ایجاد شود و چه زمانی باید برای تهیه آن اقدام کرد.به طور کلی چه نوع سیستم هایی باید ایجاد شود و چه زمانی بایدبرای تهیه انهااقدام کرد.
مبنا و منشا ء ،طرح مسئله یا نیاز به سیستمهای اطلاعاتی ممکن است یکی از وضعیتهای زیر باشد :
1-بهترین وضعیت نیاز به سیستم اطلاعاتی این است که مطابق برنامه توسعه سیستمها از قبل پیش بینی شده باشد و در زمان مقرر نیاز به سیستم مطرح شود و جهت تهیه سیستم اقدام گردد.
2-نیاز بحرانی سازمان :گاهی یک سیستم اطلاعاتی در برنامه توسعه سیستمها ، پیش بینی نشده است ولی نیاز یا مشکل بحرانی ، باعث میشود سازمان اجبارا” برای تهیه و برقراری یک سیستم اطلاعات اقدام نماید .
3-ایده جدید حاصل از سیستم های قبلی : در برخی مواقع پس از اجرای یک سیستم اطلاعاتی ایده ها و راه کارهای جدیدی مطرح میشود که می توان بر اساس آنها سیستم اطلاعاتی را بهبود بخشید و یا ارتقاء داد.
4-ممکن است با ورود تکنولوژی جدید اطلاعاتی به بازار بهتر باشد که از تکنو لوژی جدید استفاده شود ( چون کار آیی بیشتری دارد و باعث هزینه کمتر و بازدهی بیشتری می شود ) طبیعی این حالت نیزاغلب در چهار چوب برنامه توسعه سیستمها قابل پیش بینی نیست .
ب- فرایند انجام کار
مراحل نیاز سنجی سیستم اطلاعاتی متشکل از موارد زیراست :
1-درخواست قسمت متقاضی سیستم یا مدیر مربوطه مبنی بر نیاز به یک سیستم جدید و یا بهبود و اصلاح سیستم موجود مطرح میشود . بدین منظور میتوان فرمهایی تدوین کرد که علت نیاز به سیستم و تمامی جوانبی که مورد نظر متقاضی سیستم است مطرح گردد . این درخواست به قسمت کمیته بهبود سیستمها ارسال میشود .
2-کمیته بهبود سیستمها ، برنامه ریزی کنترل وهدایت فرآیند توسعه تمام ی سیستمهای اطلاعاتی سازمان را به عهده دارد . این کمیته معمولا” متشکل از افراد زیر است : حسابرسی داخلی، مسئول قسمت متقاضی سیستم، نماینده مدیریت عالی سازمان ، مسئول خدمات نرم افزاری و سخت افزاری سازمان (مسئول انفورماتیک ) و مدیریت یا معاونت مالی و اداری .در خواست قسمت متقاضی سیستم به کمیته بهبود سیستم ها ارجاع داده می شود و این کمیته با بررسی درخواست مذکور و رسیدگی به جوانب مختلف سیستم مورد نیاز ، پی آمدهای اصلاح سیستم موجود یا تهیه سیستم جدید را مورد بررسی قرار می دهد. این کمیته نتیجه کار خود را در قالب گزارش نیاز سنجی سیستم اطلاعاتی به مدیریت عالی سازمان ارائه می کند در این بخش می توان از خدمات و تجربیات طراحان (مشاوران ) سیستم نیز استفاده کرد.
3-مدیریت عالی سازمان گزارش نیازسنجی را از کمیته بهبود سیستم ها دریافت و مورد بررسی قرار می دهد و تصمیم لازم را نسبت به سیستم ها یا راه کارهای پیشنهادی اتخاذ می کند .
ج- اقدامات لازم در مرحله نیاز سنجی جهت تهیه گزارش نیاز سنجی بصورت زیر است
1- تعریف مسئله (نیاز به سیستم اطلاعاتی )
برای تهیه گزارش نیاز سنجی ، ابتدا باید مسئله یا منشاء نیاز به سیستم (اطلاعات) رابطور کامل تشریح کرد .ضمنا” اگر بخواهیم ایجاد یا بهبود سیستم اطلاعاتی حسابداری موفقیت آمیز انجام شود وبرای توسعه سازمان مفید باشد ، باید در ابتدا علت نیاز به سیستم ، نوع سیستم تصمیم گیری در سازمان ، قسمت سازمانی درخواست کننده ونحوه استفاده از اطلاعات مشخص گردد. براساس این موارد که می توان نوع سیستم اطلاعاتی ، حدود یا حوزه عمل ان ، ظرفیت اطلاعاتی آن را بطور کلی تعیین کرد .اگر توسعه سیستم ها بر اساس برنامه بلند مدت توسعه سیستم ها صورت گیرد ، قبلا” در برنامه بلند مدت ، دلایل نیاز به سیستم و مشخصات کلی سیستم اطلاعاتی بیان شده اند و بنابراین می توان با اندکی تغییرات ، منشاء نیاز به سیستم اطلاعاتی را بیان و بعنوان بخشی از گزارش نیاز سنجی تدوین نمود چون برای تهیه گزارش نیاز سنجی مدیریت بایستی ، موضوع کاملا” تشریح گردد. اگر برنامه بلند مدت توسعه سیستم ها قبلا” تدوین نشده باشد و یا نیاز به سیستم جدید در آن برنامه پیش بینی نشده باشد باید توجیهات کافی برای ضرورت طراحی سیستم ارائه گردد و آنرا با اهداف و چشم اندازهای بلند مدت سازمان هماهنگ نمود .
2- تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان
هدف عمومی یک سیستم حسابداری پاسخگویی به الزامات قانونی برای گزارش های برون سازمانی و فراهم نمودن اطلاعات جهت استفاده کنندگان داخلی در برنامه ریزی ، کنترل، ارزیابی و تصمیم گیری می باشد (که از وظایف مدیریتی به شمار می روند ) بنابراین یک سیستم اطلاعاتی حسابداری باید علاوه بر اینکه پاسخگوی نیازهای قانونی استفاده کنندگان داخلی و خارجی سازمان باشد .نیازهای اطلاعاتی سطوح مختلف مدیریت را برای اعمال مدیریت ، تدوین برنامه و بودجه و تصمیم گیری فراهم کند.
حال چه کسی باید اطلاعات مورد نیاز را تعیین کند؟ اگر از مدیریت بخواهیم اطلاعات مورد نیاز را فهرست کند ممکن است اطلاعاتی را بخواهد که چندان ضروری نباشد . یا تهیه آنها اساسا” با هزینه و صرف انرژی بسیار زیادی همراه باشد و یا مدیران مختلف نظرات متفاوتی داشته باشند . بایستی در این جا یک تعادل برقرار شود . برای این منظور می توان از تجزیه و تخصص طراح سیستم (مشاور) استفاده کرد . معمولا” برای اینکه نیازهای اطلاعاتی به صورت جامع ومفید مشخص گردد بایستی سازمان دارای برنامه های کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت باشد .
براین اساس می توان اطلاعاتی که برای مدیران مورد نیاز است تا بتوانند عملیات خود را طبق برنامه انجام دهند و به اهداف برنامه دست یابند ، با همکاری قسمت متقاضی سیستم ، مشاور طراح سیستم ، مدیریت سازمان ، حسابرس داخلی ، و سایر اعضای کمیته بهبود سیستم ها ، تدوین و اولویت بندی کرد.
3-تعیین ورودی ها و خروجی های عمده سیستم
در گزارش نیاز سنجی مشخص می شود که بطور کلی چه داده هایی وارد سیستم شود چه نوع پردازشی انجام شود و خروجی ها ی (گزارشات) عمده قابل استخراج از سیستم تعیین می گردد .باید مشخصه ها و ابعاد سیستم کاملا”برای مشاوران و طراحان سیستم تشریح شود یعنی مدیریت باید بداند که دقیقا” زا طراح سیستم چه می خواهد . البته نظرات طراح سیستم هم باید مد نظر قرار گیرد .
4- تعیین زمان و دفعات (تناوب) تهیه اطلاعات
زمان و دفعات پردازش اطلاعات بستگی به نوع اطلاعات و فوریت انجام تصمیم گیری توسط دریافت کنندگان اطلاعات دارد . بعضی از اطلاعات خیلی زود به روز بودن خود را از دست داده و در صورتی که بلافاصله گزارش نشود بی ارزش هستند . در گزارش نیاز سنجی باید زمان های تهیه اطلاعات و تناوب تهیه آنها مشخص گردد.
5- تعیین اولویت های اطلاعاتی
تمام اطلاعات خواسته شده از درجه اهمیت یکسانی برخوردار نیستند و باید از استفاده کنندگان خواست که اولویت های واقع بینانه ای را برای درخواستهای خود قائل شوند . مدیریت سطح بالا باید این اولویت ها را مرور نموده و در صورت لزوم تعدیلات مناسبی انجام دهد . می توان اطلاعات مورد نیاز را به 3 دسته ضروری ، مطلوب و کم اهمیت تقسیم بندی کرد . سپس در سیستم پیشنهادی می توان توازن بین اولویتها و هزینه ها برقرار نمود .
مرحله دوم :امکان سنجی
بررسی مجموعه امکانات فنی ، سازمانی و اقتصادی برای ایجاد یا بهبود سیستم اطلاعاتی و تحلیل توجیه پذیری انجام کار را امکان سنجی گویند .
در این مرحله امکان پذیر بودن تجزیه و تحلیل طراحی سیستم که پروژه سیستم نامیده می شود براساس مجموعه امکانات فنی ، سازمانی و اقتصادی موجود بررسی شده و انجام پروژه در قالب یک گزارش امکان سنجی توجیه می شود و مبنای ارائه پروژه قرار می گیرد . در اینجا توضیح مختصری درباره هر کدام از جوانب امکان سنجی ارائه می گردد:
1-امکانات فنی : منظور از امکانات فنی تجهیزات موجود برای انجام کار می باشد . امکانات فنی انجام کار شامل تجهیزات سخت افزاری ، نرم افزاری ، مخابراتی ، دانش فنی در زمینه نرم افزار و سخت افزار ، شبکه ارتباطی بین واحدها و خدمات پشتیبانی که برای سیستم قابل ارائه است ، باید فهرست شوند و پیش بینی لازم برای تهیه آنها به عمل آید .
2- امکانات سازمانی : منظور این است که نیروی انسانی دارای تجربه و تخصص لازم برای تامین داده ها و استفاده از سیستم وجود داشته باشد و همچنین نیروی انسانی از انگیزه کافی برای پذیرش سیستم جدید و یا اصلاح سیستم موجود برخوردار باشند و نیز ارتباطات لازم بین بخشهای سازمان برقرار باشد و عامل بسیار مهم این است که اجرای سیستم از نگرش مثبت و حمایت مدیریت برخوردار باشد . نقش و جایگاه عامل نیروی انسانی در سیستم های اطلاعاتی بسیار قوی و تعیین کننده است به طوری که بدون جلب نظر و همکاری کارکنان و مدیریت ، سیستم اطلاعاتی موفقیت چندانی نخواهد داشت .
3-امکانات اقتصادی :به معنی این است که منافع حاصل از اجرای سیستم و استفاده آن بیشتر از هزینه های طراحی و اجرای سیستم باشد هزینه های سیستم را آسان تر می توان پیش بینی کرد ولی مزایا و منافع حاصل از آن را مشکل تر می توان بر اساس معیارهای پولی بیان کرد.
باید تا حد امکان منافع و هزینه های سیستم بر اساس واحد پولی بیان شود تا بتوان آنها را باهم مقایسه کرد . در مواردی که منافع یا هزینه ها قابل ارزیابی به زبان پول نیست باید به طور دقیق تشریح شوند. در گزارشات امکان سنجی مواردی شامل شناخت وضعیت و امکانات موجود ، امکانات و تجهیزات مورد نیاز ، مشخصه ها و ویژگی های کلی سیستم بیان می شود و انجام پروژه سیستم با اشاره به امکانات مورد نیاز و امکانات موجود توجیه می گردد . ممکن است با بررسی وضعیت امکانات چند راه یا چند راهکار سیستمی پیشنهاد شود که هر راهکار باید از لحاظ هزینه و منافع مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد تا مدیریت بتواند بر اساس آن تصمیم گیری نماید . مرحله امکان سنجی یا توسط خود سازمان یا توسط تحلیل گر سیستم (مشاور) و یا با همکاری هر دو طرف می تواند انجام شد.
مرحله سوم : برنامه ریزی برای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم
از این مرحله به بعد در چارچوب وظایف تحلیل گر سیستم (مشاور) است تحلیل گر سیستم پس از انعقاد قرار داد با شرکت سازمان بایستی برای انجام مراحل کار خود برنامه ریزی کند .
این برنامه شامل زمان بندی پروژه سیستم ، پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز (تیم پروژه ) وتجهیزات مورد نیاز ، تعیین وظایف هر کدام از افراد عضو تیم پروژه می باشد وهمچنین ارتباط بین تیم پروژه و قسمت های مختلف سازمان پیش بینی شده و امکانات لازم نیز از قبیل تجهیزات و تدارکات و مکان انجام کار (که معمولا” در اختیار طراح سیستم گذاشته میشود ) نیز در نظر گرفته می شود .
پروژه معمولا” به صورت نمودار نمایش داده میشود . در این نمودار برنامه زمان بندی انجام پروژه های سیستم به صورت کلی در قالب محورمختصات نمایش داده میشود که محور افقی زمان را نشان می دهد و محور عمودی نشان دهنده سیستم هایی است که بایستی طرح ، اجرا یا اصلاح شوند.
مرحله چهارم : طراحی مفهومی سیستم
قبل از شروع به طراحی تفصیلی سیستم(با تمام جزئیات) لازم است طراحان سیستم طرح یا شمای کلی سیستم را تهیه نموده و به تایید کمیته بهبود سیستم ها و مدیر سازمان برسانند .
در این مرحله مشخصه های کلی و شاخه های اصلی سیستم پیشنهادی و ورودی ها و خروجی ها ی کلی که توسط تحلیل گر سیستم تعریف و طراحی می شود و برای کمیته بهبود سیستم ها ارسال می گردد.
این گزارش پس از مطرح شدن در کمیته بهبود سیستم ها و همچنین تایید آن توسط مدیریت سازمان مبنای مرحله بعدی قرار می گیرد . پس از دریافت نظرات مدیران و تصمیم گیرندگان ممکن است تعدیلات یا اصلاحاتی در طرح کلی سیستم انجام شود .
منظور طراحی کلی یا مفهومی سیستم بایستی خصوصیات دقیق و کامل سیستم موجود و همچنین نقاط ضعف و قوت آن شناسایی شود و نیز نیاز سنجی جامع و دقیق اطلاعاتی انجام گردد و بر اساس وضعیت سیستم موجود و نیاز های اطلاعاتی ، مشخصات کلی سیستم جدید طراحی شود پس از انجام این اقدام گزارشی با عنوان « مبانی کلی طراحی سیستم » یا « طرح کلی سیستم پیشنهادی» توسط طراح سیستم (مشاور) تهیه می شود در این گزارش مقایسه خصوصیات سیستم جدید نسبت به سیستم قدیمی نیز آورده می شود که می تواند برای تصمیم گیری مدیران در خصوص پروژه بسیار مفید باشد.
مرحله پنجم : طراحی تفصیلی سیستم
پس از توافق طراح سیستم با صاحبکار در خصوص کلیات سیستم اطلاعاتی حسابداری ، طراحی تفصیلی سیتم توسط طراح سیستم (مشاور) آغاز می شود و در واقع کلیه زیر مجموعه های سیستم تا کوچکترین اجزاء و روابط (مثلا” فرم فاکتور فروش یا سند حسایداری ) طراحی می شود .
هدف از این بخش یا مرحله طراحی تمام اجزای سیستم و ارتباطات بین آنها به صورت کامل و با تمام جزئیات می باشد به نحوی که مبنایی برای برنامه نویسی نرم افزار های سیستم قرار گیرد.
در این مرحله کلیه ورودی های اطلاعات ومنابع تهیه آنها ، تهیه کنندگان آنها مشخص ، و تمام عملیات لازم برای پردازش آنها تعریف می شود و همچنین اطلاعات خروجی حاصل از سیستم ، همراه با استفاده کنندگان آنها و مقاطع زمانی تهیه اطلاعات و فرم های مربوط تعیین می گردد در کنار این موارد ، پرونده ها، فایل ها، و پایگاههای اطلاعاتی مورد نیاز نیز برای ذخیره داده ها و تهیه پشتیبان از سیستم ، پیش بینی و طراحی میگردد.
در نهایت در این مرحله موارد فوق الذکر در قالب یک گزارش به نام « طرح جامع سیستم پیشنهادی » تدوین می گردد علاوه بر این گزارش ، نحوه آموزش و برنامه ریزی کاربرای سیستم و استفاده کنندگان از اطلاعات و همچنین روش تست و راه اندازی سیستم نیز مشخص می گردد . گزارش مذکور به کمیته بهبود سیستم ها ارسال و پس از تایید به مدیریت عالی سازمان ارائه می گردد .
پس از نهایی نمودن طرح جامع و تفصیلی سیستم توسط تحلیل گر سیستم ، این گزارش به تصویب مدیریت رسیده و مبنای تهیه برنامه نرم افزاری سیستم (توسط مهندسین کامپیوتر) قرار می گیرد .
مرحله ششم: برنامه نویسی سیستم
در این مرحله بر اساس طرح تفصیلی سیستم ، برنامه های نرم افزاری لازم با استفاده از یک زبان برنامه نویسی مناسب توسط برنامه نویسان کامپیوتری (مهندسین نرم افزار ) نوشته میشود . که ممکن است در این مرحله یکی از دو راهکار (بهبود نرم افزارهای قبلی یا طراحی نرم افزار جدید ) انتخاب شود.
به جای نوشتن برنامه نرم افزاری جدید می توان در این مرحله از بسته های نرم افزاری آماده و از پیش تهیه شده استفاده کرد و البته لازم است این برنامه ها پس از انجام مقداری تغییرات و اصلاحات متناسب با نیازها و شرایط سازمان به عنوان نرم افزار سیستم اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرند .
پس از تهیه و تدوین برنامه نرم افزاری سیستم ، این برنامه یکبار به طور آزمایشی با داده های فرضی اجرا و خروجی های لازم از آن استخراج می شود و سپس اشکالات احتمالی آن بر طرف می گردد. چون هر چقدر برنامه کامل و دقیق نوشته شده باشد باز هم اشکالاتی و ایراداتی در حین اجرای برنامه بوجود خواهد آمد که بایستی برطرف شود .
موضوع دیگر نحوه ارتباط بین چند برنامه مختلف سیستم است . هنگامی که مجموعه ای از سیستم ها قرار است طراحی و اجرا شوند بایستی هماهنگی و ارتباط لازم بین انها برقرار باشد . مثلا” سیستم حسابداری انبار با سیستم دفتر داری مرتبط باشد و بطوری که صورت خودکار اسناد حسابداری مربوط به ورود و خروج کالا صادر گردد.
مرحله هفتم : مستند سازی :
در مرحله مستند سازی تمامی فرم های ورودی داده ها و نحوه تهیه آنها و همچنین روش انجام عملیات پردازش داده ها و فرم های گزارشات خروجی و چار چوب پرونده ها فایل ها و بایگانی و دستورالعمل ها و ضوابط حاکم بر سیستم بصورت مکتوب تدوین می گردند . جامع بودن و یکنواخت بودن دو خصوصیت اساسی است که باید در تدوین مستندات سیستم رعایت گردد.
تمامی این مستندات به صورت یک کتابچه بنام دفترچه یا « کتابچه راهنما سیستم » گرد آوری و تدوین می شود و نحوه استفاده از آن نیز مشخص می گردد . سپس این کتابچه توسط تحلیل گران سیستم به کمیته بهبود سیستم ها ، در قالب یک گزارش روش نگهداری و کنترل سیستم و نیز روش آموزش کاربران و بهره برداران از سیستم نیز تشریح می شود . مرحله مستند سازی را می توان به موازات (همزمان با ) طراحی تفصیلی سیستم نیز انجام داد . دربسیاری از موارد طراحان سیستم به مستند سازی سیستم توجه چندانی نمی کنند در حالی که مستند سازی سیستم از جهات و یکپارچگی سیستم می شود .
1-باعث ایجاد انسجام و یکپارچگی سیستم می شود .
2- بهترین وسیله برای آموزش کارکنان سیستم و پرهیز از برخوردهای سلیقه ای با سیستم است .
3- مبنایی برای انجام تغییرات و اصلاحات بعدی است .
4- اعمال کنترل بر سیستم و ارزیابی نحوه عملکرد سیستم بدون وجود یک مجموعه مدون و مکتوب امکان پذیر نیست .
1- یک مجموعه مکتوب مبنای توافق بین طراح سیستم و صاحبکار (سازمان) قرار می گیرد و در واقع بخشی از موضوع قرار داد فی مابین است.
مرحله هشتم :اجرا، پیاده سازی و تحویل سیستم
در این مرحله سیستم جدید اماده استقرار و اجرا می باشد و بایستی جایگزین سیستم قبلی شود .
جایگزینی سیستم ممکن است به یکی از سه روش زیر صورت گیرد :
1- کنار گذاشتن سیستم قدیمی و اجرای سیستم جدید
2-اجرای دو سیستم به موازات هم (همزمان با هم) برای مدتی خاص و کنار گذاشتن سیستم قدیمی پس از حصول اطمینان از کارکرد سیستم جدید .
اجرای سیستم جدید به صورت نمونه ای در چند بخش یا شعبه از سازمان و پس از موفقیت آمیز بودن آن ، اجرا در تمام بخش ها ( شعبات) سازمان( مثلا” در یک یا چند شعبه بانک یک سیستم جدید اجرا می شود پس از حصول نتیجه مطلوب و رفع ایرادات و اشکالات سیستم ، در بقیه شعبات نیز سیستم جدید استفاده می گردد).
روش دوم در جایگزینی سیستم جدید بهتر است چون پس از اینکه از نحوه کارکرد سیستم رضایت حاصل شد ، سیستم قدیمی کنار گذاشته می شود و در عمل با اجرای سیستم جدید ممکن است برخی نکات ضعف و اشکالات احتمالی مشخص شود یا بوجود آید که باید برای رفع آنها اقدام کرد . همچنین کاربرای سیستم (کسانی که داده ها ی لازم را وارد نموده و گزارشات را از سیستم استخراج می کنند مانند اپراتورها ) در خصوص نحوه استفاده از سیستم تغذیه داده ها و استخراج گزارشات و نحوه انجام محاسبات و عملیات مالی و حسابداری که بصورت دستی یا مکانیزه بایستی صورت گیرد ، آموزش داده می شوند . این آموزش توسط تحلیل گران سیستم انجام می گیرد و مدیریت سازمان (بهره برداران از سیستم ) را هم در بر می گیرد .
پس از ارائه آموزش های لازم ، سیستم های اطلاعاتی حسابداری به سازمان یا شرکت مربوط توسط تحلیل گران سیستم تحویل می گردد. برای تحویل دادن سیستم بایستی تحویل گیرنده سیستم ( یک بخش سازمان یا فرد مسئول که وظیفه کنترل و نظارت بر سیستم را بر عهده دارد ) مشخص شود و به تحلیل گر سیستم معرفی گردد.
واقعیت این است که بسیاری از سیستم های اطلاعاتی به خوبی اجرا نمی شوند و حتی بسیاری از آنها به شکست می انجامند و باعث شکایت سازمان علیه موسسه طراح سیستم (تحلیل گر سیستم ) می شود. بخشی از عوامل عدم موفقیت سیستم ناشی از خود سازمان است .
نقش مدیریت سازمان در بهره برداری مناسب ، بهبود و توسعه سیستم ها بسیار مهم است . باید مدیر گزارشات و اطلاعات خروجی سیستم را مطالعه کند و مورد بررسی و استفاده قرار دهد.
در این حال است که میتوان گفت سیستم در حال اجرا و بهره برداری است . اجرای سیستم تنها به معنی گردش عملیات سیستم وحتی ایجاد خروجی ها نیست .بلکه عامل مهمتر استفاده از گزارشات خروجی است که به سیستم وضعیت فعال وپویایی میدهد ونیز باعث اجرای سیستم بازخورد یا کنترل می شود .
مرحله نهم : کنترل و ارزیابی سیستم
با پیاده سازی و اجرای سیستم و تحویل آن به سازمان کارهای لازم در خصوص سیستم ها به پایان نرسیده است بلکه مسئله مهم پس از ان اعمال کنترل و ارزیابی مستمر سیستم ، به روز رسانی آن ، سازگار نمودن آن با تغییرات شرایط سازمانی و ارزیابی منافع ومزایای استفاده از سیستم می باشد.کنترل وارزیابی مستمر سیستم پس ازاجرای سیستم بایستی در مقاطع زمانی خاص ( مثلا” 6 ماه یا سالانه ) انجام شود . قسمت حسابرسی داخلی یا قسمت انفورماتیک در این میان نقش اساسی ایفا می کنند .
حسابرس مستقل نیز با ارزیابی سیستم اطلاعاتی حسابداری و سیستم کنترل داخلی سازمان و ارائه گزارشی به نام ، نامه مدیریت که حاوی نقاط ضعف سیستم و پیشنهادات اصلاحی حسابرس است در واقع از جهت ارزیابی سیستم و ارائه پیشنهاد برای بهبود آن سازمان می تواند مفید باشد و مورد استفاده قرار گیرد .
حسابداران اصولا” در فعالیتهای حرفه ای شان با سیستم های مختلفی برخورد می کنند ، بنابر این می توانند با مطالعه گسترده در زمینه مفاهیم و کاربردهای سیستم های حسابداری پیشرفته امروز منافع بسیار عظیمی را کسب کنند . طراحان و ارزیابان سیستمهای حسابداری ، حسابداران هستند و با توجه به حوزه مسولیت خود روش مطالعه و ارزیابی آنان متفاوت است .
حوزه مسولیت حسابداران در شرایط کنونی شش حوزه فرض شده است که عبارتند از :
• حسابداری مالی ؛
• حساداری مالیاتی ؛
• حسابداری صنعتی ؛
• حسابداری مدیریت ؛
• حسابرسی ؛
• توسعه سیستمها ؛
حسابداران مالی : هدف عمده حسابداری مالی تهیه و ایجاد اطلاعات دفتر داری است . حسابداری مالی ترازنامه ، صورت سود و زیان و گردش وجود نقد و دیگر صورتهای مالی را برای استفاده کنندگان گوناگون ارائه می دهد .
حسابداران مالی از سیستم اطلاعاتی حسابداری به منظور پردازش داده های زیر بنایی صورتهای مالی استفاده می کنند .
حسابداران مالی ، به منظور اطمینان از تهیه صورتهای مالی طبق اصول متداول پذیرفته شده حسابداری ، سیستم اطلاعاتی حسابداری را همواره ارزیابی می کنند. برای مثال تغییر ارزیابی موجودی کالا از روش اولین صادره از اولین وارده به اولین صادره از آخرین وارده ممکن است نتیجه ارزیابی و پیشنهاد آنان باشد .
متخصصان مالیات : هدف متخصصان مالیاتی تهیه و آماده کردن (محاسبه) در آمدهایی است که تعهدات مالیاتی را منعکس می کند .
متخصصان مالیاتی نیز همواره از سیستم اطلاعاتی حسابداری در جهت تهیه در آمد مالیاتی و به دست آوردن اطلاعاتی جهت برنامه ریزی استفاده می کنند و همانند حسابداران مالی با توجه به اطلاعات به دست آمده بخشی از سیستم اطلاعاتی حسابداری را ارزیابی کرده و پیشنهاداتی را ارائه می دهند . مثلا” هنگام تغییر قوانین مالیاتی ، لازم است آنان پیشنهادات ضروری را جهت تطبیق سیستم اطلاعاتی حسابداری با قوانین جدید ارائه دهند .
دیگر حسابداران و حسابرسان نیز همچون حسابداران صنعتی و مدیریت و یا حسابرسان مستقل و داخلی از سیستم اطلاعاتی حسابداری جهت به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز خود و ارائه به مدیریت و یا سایر استفاده کنندگان بهره می گیرند و در این فرایند همواره با ارزیابی سیستم اطلاعایت حسابداری پیشنهاد های اصلاحی خود را ارائه می دهند .
در نهایت گروه آخر توسعه دهندگان سیستم های حسابداری هستند که دارای تحصیلات مختلف دانشگاهی اند ، از جمله رشته های کامپیوتر ، مهندسی صنایع و دیگر رشته های مرتبط توسعه دهندگان سیستمها نیز می توانند از درون خود شرکت باشند و به عنوان کارمندان رسمی آن سازمان محسوب می شوند و یا اینکه مشاوران سیستم باشند ، اینان بیشتر همکاران حسابرسان مستقل و یا مشاوران مالیاتی در موسسات حسابداری و حسابرسی هستند .
استفاده از تخصص افرادی که در رشته حسابداری تحصیلات دانشگاهی دارند در گروه در گروه تهیه سیستمها لازم و ضروری است و همواره این گروه ها دارای چندین متخصص حسابداری هستند .
شکل 10-2 نقش حسابداران و سیستم اطلاعاتی حسابداری
خلاصه کلام اینکه سیستم اطلاعاتی حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعاتی مدیریت همواره بیشترین بار اطلاعاتی را به مدیریت جهت اجرای وظایف برنامه ریزی ، کنترل و سایر وظایف وی ارائه می دهد ، ارائه دهندگان این اطلاعات حسابداران هستند که با استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری ، داده ها را پردازش کرده و اطلاعات مورد تقاضا را به مدیریت و سایر استفاده کنندگان ارائه می دهند .
یک سیستم اطلاعاتی حسابداری که به خوبی طراحی شده باشد می تواند اطلاعات مفید و سودمندی را ارائه دهد و توانائی ارائه اطلاعات را در هر زمان و با قابلیت اتکا و اطمینان بالا داشته باشد . بنابرانی آشنایی حسابداران (در کلیه سطوح) با سیستمهای حسابداری ونظریه های تئوری آن می تواند کمک فراوانی را در ایجاد یک سیستم اطلاعاتی حسابداری ارائه دهد ، زیرا آنان همواره سیستم ارزیابی کرده و پیشنهادات اصلاحی خود را ارائه می دهند .
و با این توضیحات مطالعه سیستمهای حسابداری برای دانشجویان و دیگر کسانی که با این سیستمها در اتباط هستند لازم و ضروری است زیرا حسابداران حرفه ای آینده ، دانشجویان حسابدار امروز هستند .
8-2 ویژگی ها و خصوصیات کیفی اطلاعات حسابداری
یکی از هدفها حسابدار ی و حسابرسی و گزارشگری مالی ارائه اطلاعات به سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان بالقوه و فعلی و سایر استفاده کنندگان صورتهای مالی است . اطلاعاتی که در صورتهای مالی منعکس می شود ، هنگامی می تواند در تصمیمات استفاده کنندگان موثر واقع شودکه از ویژگی های کیفی خاص برخودار باشند . خصوصیات کیفی به خصوصیات اطلاق می شود که موجب می گردداطلاعات ارائه شده در صورتهای مالی و گزارشات مالی برای استفاده کنندگان در راستای ارزیابی وضعیت مالی ، عملکرد مالی و انعطاف پذیری مالی واحد تجاری مفید واقع شود . برخی خصوصیات کیفی به محتوای اطلاعات مندرج در صورتهای مالی و برخی دیگر به چگونگی ارائه این اطلاعات مربوط می شود .
در نمایشگر صفحه بعد سلسله مراتب ویژگی های کیفی اطلاعات حسابداری ارائه شده است:
شکل 11-2 استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری
– قابل فهم بودن : هدف گزارشگری مالی ایجاب می کند که صورتهای مالی از لحاظ شکل و محتوا برای اشخاصی که دانش متعارفی از حسابداری دارند قابل فهم وقابل استفاده باشد. به خاطر وابستگی قابلیت فهم اطلاعات ارائه شده به میزان آگاهی استفاده کنندگان ، ویژگی قابل فهم بودن به صورت یک ویژگی خاص استفاده کننده طبقه بندی می شود .
– اطلاعات مربوط: اطلاعاتی است که ارتباطی با موضوع در دست بررسی داشته باشد . این ارتباط به سه شکل می تواند باشد : با تاثیر گذاشتن در هدف ، فهم موضوع و تصمیم گیری در قبال موضوع .
– مربوط بودن هدف : زمانی محقق می شود که اطلاعات استفاده کنندگان را به اهدافشان برساند .
-مربوط بودن معنی : زمانی محقق می شودکه دریافت کننده اطلاعات معنی و مقصود اطلاعات گزارش شده را بفهمد . شرط اساسی بوده اما هدف نهایی نیست .
– مربوط در تصمیم : زمانی محقق می شود که اطلاعات ، تصمیم گیری توسط استفاده کنندگان را تسهیل کند . این مورد هدف نهایی هیأت استانداردهای حسابداری می باشد .
– به موقع بودن : به موضوع مناسب بودن زمان ارائه اطلاعات مالی اشاره دارد . زیرا بسیاری از انواع اطلاعات مالی ، نسبت به گذشت زمان حساسیت زیادی دارند و به سرعت ارزش خود را از دست می دهند .
-ارزش پیش بینی : ارزش پیش بینی بر می گردد به کمک نمودن اطلاعات به استفاده کنندگان برای انجام پیش بینی در مورد نتیجه رویدادهای گذشته ، حال و آینده .
– ارزش باز خور : ارزش باز خور بر می گرد به کمک نمودن اطلاعات برای تایید یا تصحیح انتظارات پیشین . حسابداری قارد می کند سرمایه گذاران را تا استراتژی های سرمایه گذاریشان را در طی زمان اصلاح کنند .
– قابلیت اتکا : ویژگی اطلاعاتی که اطمینان می دهد اطلاعات به طور معقول عاری از اشتباه و تعصب بوده و به درستی آنچه را که از آن فهمیده می شود نشان می دهد .
-صادقانه بودن ارائه اطلاعات : مطابقت با توافق مابین یک اندازه گیری یا شرح و پدیده ای که فهمیده می شود تا ارائه شوذ . بعضی اوقات اعتبار گفته می شود .
– قابلیت اثبات : توانایی اجماع در میان اندازه گیران برای اطمینان از اینکه اطلاعات انچه را که بر می اید تا ارائه کند،ارائه می نماید یا اینکه روش انتخاب شده برای اندازه گیری بدون اشتباه یا تعصب به کار می رود . قابلیت اثبات یک مفهوم نسبی بوده و به تنهایی قابلیت اتکا یک روش اندازه گیری را مشخص نمی کند .
– بی طرفی : تقریبا نه دقیقا به معنی دوری از تعصب می باشد یعنی یک نفر به سمت نتیجه از پیش تعیین شده متمایل نیست . روشی که ارزش تاریخی را با توجه به تغییرات در قیمتهای آن گروه از دارایی ها تعدیل می کند ، قابلیت اثبات کمتری داشته اما در نتیجه تعصب کمتر دارد .
– قابلیت مقایسه : ویژگی اطلاعاتی که استفاده کنندگان را قادر می نماید تا تشابهات و اختلافات ما بین دو گروه از پدیده اقتصادی را شناسایی نمایند.
– یکنواختی : یعنی رویدادهای مشابه به طور یکسان برخورد و به حساب آورده شود . هدف یکنواختی تشویق برای ارائه صورتهای مالی به وسیله شرکتهای مختلف با استفاده از روشهای حسابداری یکسان،طبقه بندیها و روشهای افشای یکسان می باشد.
– ثبات رویه: استفاده از روش های حسابداری یکسان توسط یک شرکت از دوره ای به دوره دیگر واستفاده از همان روشها در شرکتهای دگیر . همانند یکنواختی ،ثبات افشاء مهمتر از ثبات رویه است . ثبات رویه یکنواختی نیز میشود .
– اهمیت: اهمیت در خیلی از جنبه ها شبیه به مفهوم مربوط بودن می باشد . اهمیت عبارت است از احتمال اینکه قضاوت شخص منطقی که بر صورتهای مالی تکیه می کند ، تغییر کرده یا تحت تاثیر شامل نمودن یا تصحیح قلم مربوط قرار گیرد . مربوط بودن بر این دارد که تمام اطلاعاتی که ممکن است در پیش بینی انواع اطلاعات مورد نیاز در فرآینده های تصمیم گیری یا مستقیما در تصمیم گیریها کمک نماید باید ارائه شود .
9-2 شکل و ترتیب صورتهای مالی اساسی
براساس استانداردهای حسابداری ایران (کمیته فنی سازمان حسابرسی، 1384، ص14) مجموعه کامل صورتهای مالی شامل اجزای زیر است:
الف- صورتهای مالی اساسی
1 ترازنامه
2 صورت سود و زیان
3 صورت سود و زیان جامع
4 صورت جریان وجوه نقد
ب. یادداشت‌های توضیحی همراه صورتهای مالی
الف- صورتهای مالی اساسی
مربوط ترین و بااهمیت‌ترین اطلاعات باید همواره در متن صورتهای مالی اساسی منعکس شود مشروط بر اینکه انعکاس چنین اطلاعاتی در صورتهای مزبور مقدور باشد. صورتهای مالی باید وضعیت مالی، عملکرد مالی و جریانهای نقدی واحد تجاری را به نحو مطلوب ارائه کند. به محض اینکه بتوان رویدادهای مالی و سایر تغییرات ایجاد شده را با اعتماد و میزان متعارفی از دقت و صحت اندازه‌گیری کرد، لازم است دارائی‌ها و بدهی‌ها و اثرات حاصله بر سود خالص و حقوق صاحبان سهام در صورتهای مالی افشاء شود، تقریباً در تمام شرایط، اعمال مناسب الزامات استانداردهای حسابداری همراه با افشای اطلاعات اضافی در صورت لزوم، منجر به ارائه صورتهای مالی به نحو مطلوب میشود.
ترازنامه
ترازنامه، دارایی‌ها و بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه در پایان دوره مالی را گزارش مینماید. به بیان دیگر ترازنامه ساختار و منابع واحد تجاری (طبقات عمده دارایی‌ها و مبالغ آنها) و ساختار مالی آنها (طبقات عمده بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه و مبالغ آنها) را نشان میدهد. عناصر مندرج ترازنامه مشتمل بر دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه میباشد. اطلاعات ارائه شده در ترازنامه میتواند مشتقیماً برآورد استفاده کنندگان از مبلغ، زمان و احتمال جریانهای نقدی آتی کمک نماید (کمیته فنی سازمان حسابرسی، 1384،ص58)1
رابط بین گروه‌ها و طبقه‌بندی‌های اقلام ترازنامه را میتوان برحسب نیازها و هدفها به طریق مختلف افشاء کرد. مثلاً برای نشان دادن سرمایه در گردش، بدهی‌های جاری را میتوان مستقیماً از دارایی‌های جاری کسر کرد. نوع دیگری از گروه‌بندی اقلام ترازنامه، طبقه‌بندی دارایی‌ها و بدهی‌ها به اقلام پولی و غیر پولی است. به‌طور کلی میتوان گفت که هدف اصلی از طبقه‌بندی اقلام ترازنامه، ارائه خلاصه‌هایی مفهوم و مفید از اطلاعات مالی است. طبقه‌بندی دارایی‌ها و بدهی‌ها و گروه‌بندی اقلام مشابه آن در ترازنامه از این جهت ضرورت دارد که امکانات زیر برای استفاده کنندگان صورتهای مالی فراهم میسازد.
– دستیابی به یک تصویر منطقی از وضعیت مالی واحد تجاری
– انجام مقایسه‌های مفهوم و منطقی وضعیت مالی واحد تجاری با دوره‌های قبل آن و با سایر واحدهای تجاری
– پیش‌بینی جریان آتی وجوه نقد واحد تجاری
لذا اگر اطلاعات منعکس در ترازنامه فاقد طبقه‌بندی باشد، استفاده کنندگان صورتهای مالی برای دستیابی به اطلاعات و خلاصه‌های مورد نیاز خود، با مشکل مواجه خواهند شد.
صورت سود و زیان و صورت سود و زیان جامع
درآمدها و هزینه‌هایی که در یک دوره مالی شناسایی شده است در یکی از صورتهای عملکرد مالی یعنی صورت سود و زیان جامع گزارش میشود. هدف از تهیه صورت سود و زیان و صورت سود و زیان جامع، ارائه کلیه درآمدها و هزینه‌های شناسایی شده طی دوره مالی میباشد. تمرکز اصلی صورت سود و زیان دوره بر درآمدها و هزینه‌های عملیاتی است. درآمدها و هزینه‌ها تنها در مواردیکه به موجب استانداردهای حسابدری مستقیماً قابل انتساب به حساب حقوق صاحبان سرمایه باشد به تفکیک اجزای تشکیل دهنده آنها در صورت سود و زیان جامع افشاء میگردد.
از آنجاییکه سود و زیان جامع دربرگیرنده کلیه درآمدها و هزینه‌های شناسایی شده، اعم از تحقق یافته و تحقق نیافته است، سود و زیان خالص دوره مالی به عنوان اولین قلم در صورت سود و زیان جامع انعکاس می‌یابد. این بدان معنی است که صورت سود و زیان دوره، یکی از اقلام صورت سود و زیان جامع را به تفصیل نشان میدهد و سایر درآمدها و هزینه‌های شناسایی شده، به صورت جداگـانه در صورت سود و زیان جامع انعکاس می‌یابد (کمیته فنی سازمان حسابرسی، 1384، ص 123-122)1
صورت سود و زیان را میتوان به اشکال مختلف و با توجه به مفاهیم مختلف درآمد و تفکیک و طبقه‌بندی هزینه‌ها ارائه کرد. مثلاً ارائه صورت حساب سود و زیان به شکل چند مرحله‌ای2 مبتنی بر طبقه‌بندی اقلام و تفکیک نتایج حاصل از عملیات جاری از نتایج حاصل از عملیات جاری از نتایج فعالیتهای جنبی و غیر عملیاتی است. در این شکل صورت حساب سود و زیان، اقلام درآمد، هزینه، سود و زیان به گروههای مشخص طبقه‌بندی میشود تا تفسیر اطلاعات برای استفاده کنندگان تسهیل گردد (هندریکسن ، 1993 ، ص 872)3
صورت جریان وجوه نقد
صورت جریان وجوه نقد به همراه یادداشت‌های توضیحی مربوط، منعکی کننده جریانهای ورودی و خروجی نقدی واحد تجاری طی دوره است و جریانات ناشی از عملیات را از جریانهای ناشی از سایر فعالیتها تفکیک میکند صورت جریان وجوه نقد اطلاعات مفیدی در مورد طریق ایجاد و مصرف وجه نقد توسط واحد تجاری ارائه میکند. اطلاعات راجع به جریانهای ورودی و خروجی وجه نقد طی دوره به استفاده کنندگان کمک میکند تا عواملی همچون مخاطره، نقدینگی واحد تجاری و توان آن از جهت بازپرداخت بدهی‌ها، انعطاف‌پذیری مالی بین سود و جریانهای نقدی واحد تجاری را مورد ارزیابی قرار دهند.
اعمال معیارهای شناخت درآمد و هزینه موجب میشود که برای اندازه‌گیری نتایج دوره، جریانهای نقدی تعدیل شوند. به همین دلیل، صورتهای عملکرد مالی در کنار ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد و به عنوان یک مجموعه، مبنای مناسب‌تری برای ارزیابی وضعیت آتی جریانهای نقدی واحد تجاری در مقایسه با صورت جریان وجوه نقد و به تنهایی فراهم میآورد (کمیته فنی سازمان حسابرسی، 1384 ،ص 589-588)1
ب- یادداشت‌های توضیحی همراه صورتهای مالی
یادداشت‌های توضیحی شامل اطلاعاات تشریحی و جزئیات بیشتری از اقلام منعکس شده در صورتهای مالی اساسی است ضمن اینکه اطلاعات دیگری از قبیل بدهی‌های احتمالی و تعهدات را ارائه میکند. یادداشت‌های توضیحی باید به نحوی منظم ارائه شود هر قلم مندرج در ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان جامع و صورت جریان وجوه نقد باید به یادداشت‌های توضیحی مربوط عطف داده شود (همان منبع، ص 30-29)2 .
هدف از ارائه یادداشت‌های همراه صورتهای مالی، افشای اطلاعات مربوط و با اهمیتی است که نمیتوان آنها را از طریق انعکاس در متن صورتهای مالی به‌گونه‌ای مناسب و بدون اینکه از مطلوبیت صورتهای مزبور کاسته شود، ارائه کرد. به عبارت دیگر، یادداشت‌ها حاوی اطلاعاتی است که ارائه آنها از لحاظ افشای کامل ضروری است و روش مؤثر دیگری برای ارائه آنها وجود ندارد. یادداشت‌های همراه با صورتهای مالی به هیچ وجه نباید به عنوان جایگزین برای طبقه‌بندی،ارزیابی و توصیف مناسب و صحیح اطلاعات در متن صورتهای مالی مورد استفاده قرار گیرد. در واقع اطلاعاتی که از طریق یادداشت‌ها افشاء میشود، باید مکمل اطلاعات منعکس در متن صورتهای مالی باشد. به همین دلیل یادداشت‌های همراه صورتهای مالی، به عنوان اجزای با اهیمت، مکمل و لاینفک صورتهای مالی محسوب میشود (عالیور، 1365، ص 29)3
1-9-2 اصطلاحات و ارائه جزئیات
همان گونه که شکل صورتهای مالی اساسی از لحاظ افشاء اهمیت دارد، اصطلاحاتی که در صورتهای مزبور بکار می‌رود و جزئیاتی که در آن منعکس میشود نیز واجد اهمیت است. اگر سرفصل‌ها و توضیحات مربوط به اقلام منعکس در صورتهای مالی مناسب و گویا باشد، به استفاده کنندگان آگاهی‌های لازم را میدهد. اما استفاده از اصطلاحات مبهم تنها میتواند باعث سردرگمی و برداشت‌های نادرست گردد. استفاده از اصطلاحات فنی حسابداری و دارای معانی شناخته شده و بکارگیری یکنواخت آنها در مورد اقلام مشابه، سودمندی صورتهای مالی را افزایش و بهبود کیفیت گزارشگری را باعث میشود.
با اهمیت‌ترین اطلاعات، به جای انعکاس در یادداشت‌ها و جداول همراه صورتهای مالی، باید در متن صورتهای مزبور انعکاس یابد. اگر عناوین اقلام منعکس در صورتهای مالی نتواند اقلام مربوط را به طور کامل و به اختصار توصیف کند، توضیحات ضروری را میتوان به شکل یادداشت در داخل پرانتز و به دنبال عناوین مربوط در متن صورتهای مالی افشاء نمود. مثلاً ارزش بازار سرمایه‌گذاری‌های کوتاه مدت یا تعداد و ارزش اسمی واحدهای تجاری را میتوان به این شکل افشاء کرد (هندریکسن ، 1993 ، ص 873) .
10-2 پیشنیه تحقیق
در خارج از کشور آنچه بیشتر مورد بررسی قرار گرفته نقش «فناوری اطلاعات » در ویژگی های کیفی گزارشگری بوده است . «آشباخ ، جانسون و وارفیلد » در تحقیقی که با هم انجام داده اند به تغییرات قابل توجه ای در صورت های مالی حسابرسی شده دراینترنت بویژه در کیفیت به موقع بودن دست یافته اند . آنها بیان کردند که تعادل نسبی بین دو ویژگی قابلیت اعتماد و مربوط بودن اطلاعات مهم ترین نکته در پیدایش اینترنت است .
«گراهام و بالدوین » در سال 2003 بیان کردند که استفاده از اطلاعات در صورتهای مالی می تواند روند قضاوت را تحت تاثیر قرار دهد به عبارت بهتر « مربوط بودن » تحت تاثیر می گذارد .
« تئودرجی ماک » در مقاله ای تحت عنوان «مفاهیم ارزش اطلاعات حسابداری » به ضرورت شناخت ارزش اطلاعات تاکید کرده و بیان کرده است که ارزش اطلاعات ضرورت به کارگیری مناسب سیستمهای اطلاعاتی حسابداری را ایجاب می کند .
در ایران به صورت پراکنده چندین مقاله پیرامون وضعیت سیستم های اطلاعاتی و نقش نرم افزارهای حسابداری در دگرگون ساختن فضای سنتی ، ثبت رویدادها و گزارشگری توسط دانشجویان و استادان ارائه شده است .
از جمله آقایان « عرب مازار و پژوهی » در سال 1372 در مقاله ای تحت عنوان بررسی وضعیت کاربرد رایانه و بسته های نرم افزاری در تهیه اطلاعات مالی توسط شرکت های ایرانی به اختصار پرداخته اند . « مانیان » نیز در سال 1373 در پژوهشی تحت عنوان « بررسی عوامل موثر دررضایت مندی کاربران نهایی و برنامه ریزی رسمی استفاده از نرم افزارهای کاربردی و سواد کاربران » پرداخته است . آقای حجت اله خادم از دانشگاه تهران در سال 1375 در پایان نامه خود به بررسی تاثیر اطلاعات حسابداری بر تصمیم گیری مدیران شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادر تهران پرداخته است و همچنین آقای عباس جدیدی از دانشگاه اصفهان در سال 1381در پایان نامه خود به بررسی تاثیر ویژگی های سیستم اطلاعات حسابداری بربهبود تصمیم گیری مدیران گروه بهمن پرداخته است .
ولیکن در هیچکدام از پژوهش های انجام یافته در ایران به نقش و تاثیر سیستم های اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری در صورت های مالی حسابرسی شده که بسیار حائز اهمیت می باشد به صورت بسط یافته پرداخته نشده است .
ما دراین تحقیق گزارشات صورت های مالی حسابرسی شده و بدست آمده از این سیستم ها را به واسطه تاثیر گذاری استفاده از آنها در تصمیم گیری ها جستجو می نماییم .
فصل سوم
روش اجرای تحقیق
1-3 مقدمه
دستیابی به هدفهای علم یا شناخت علمی میسر نخواهد بود،مگر زمانیکه با روش شناسی درست صورت پذیرد .به عبارت دیگر تحقیق از حیث روش است که اعتبار می یابد نه موضوع تحقیق .بنابراین باید توجه شود که اعتبار دستاوردهای تحقیق به شدت تحت تاثیر اعتبارروشی است که برای تحقیق برگزیده می شود (خاکی ،1378،ص155)1
رابطه بین اهداف،روش و ابزار جمع اوری داده ها را می توان به شکل زیر نشان داد:
شکل 1-3 رابطه سه گانه هدف،روش،ابزار
در این فصل از پایان نامه ،روش تحقیق وابزار جمع اوری اطلاعات ،جامعه آماری ونمونه آماری وروش نمونه گیری اعتبار (روایی )وپایایی اندازه ها وروش آماری مورد استفاده جهت تجزیه وتحلیل داده ها تشریح خواهد شد.
2-3 روش تحقیق
هر تحقیق باید بر اساس اهداف،فرضیات ،امکانات ونیز ملاحظات اخلاقی ،طرح وروش خاصی
داشته باشد تا به مدد ان بتوان با شناخت منظم وسازماندهی شده واقعیات موضوع مورد مطالعه دست یافت.در زمینه پژوهشهای کاربردی روشهای متعددی وجود دارد که بر هر یک از آنها باتوجه به ویژگیهای پرسشهای پژوهشی موقعیتها و شرایط خاص مطالعه ممکن است نامهای مختلفی داده شود.انواع این تحقیقات عبارتند از:
مطالعات موردی،تاریخی ،توصیفی،اکتشافی ،طولی ،تطبیقی،میزان،آموزشگاهی،تجربی و;
در تحقیقات توصیفی:پژوهشگر سعی داردتا(( آنچه هست))را بدون هیچگونه دخالتی و یا استنتاج ذهنی گزارش دهد و نتایج عینی از موقعیت بگیرد (نادری و سیف نراقی ،1373،ص43)1
برخی از مشخصات تحقیقات توصیفی عبارتند از:
1)تجربی نمی باشد ،زیرا با روابط میان متغیرها دستکاری نشده در موقعیتهای طبیعی سر و کار دارند.
2)در این تحقیقات ،فرضیه هایی ساخته و آزموده می شوند
3)برای رسیدن به تصمیمها یا قوانین کلی ،روشهای مختلف استدلال استقرائی قیاسی به کار می رود.
4)در این تحقیقات اغلب از روشهای نمونه گیری استفاده می شو تا هنگام استنباط خصایص جامعه از روی مشاهده نمونه بتوان خطای آن را برآورده کرد.
5)متغیرهای روش ها را هر اندازه که ممکن است دقیق و کامل توصیف می کند به گونه ای که سایر پژوهشگران بتوانند تحقیق را تکرار نمایند.
این تحقیق نیزیک تحقیق توصیفی – کاربردی بوده که مبتنی بر تحقیقات میدانی است.ابعاد مختلف این تحقیق (روشهای پژوهشی مورد استفاده )به شرح ذیل است:
1-2-3 از نظر زمان
از نظر زمان روش پژوهش به سه دسته تاریخی ،تجربی وپیمایشی تقسیم بندی می گردند.موضوع این تحقیق نقش سیستم های اطلاعات و بسته های آماده نرم افزاری حسابداری در صورت های مالی حسابرسی شده در شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار تهران است .
با توجه به اینکه سیستم های اطلاعاتی حسابداری وبسته های نرم افزاری پدیده تقریبا”نوینی در تهیه و ارائه اطلاعات می باشد لذا مربوط به زمان حال است .به عبارت دیگر ما در پی آنیم که با گرد آوری داده ها و اطلاعات درباره شرایط فعلی ،به شناخت بهتر و کاملتری از وضع موجود برسیم .لذا این پژوهش از نظر زمان ،یک پژوهش پیمایشی است.
2-2-3 از نظر هدف
از نظر هدف ،روش پژوهش به سه دسته توصیفی ،تطبیقی وارزشیابی تقسیم می شود.هدف این تحقیق ،برسی شناخت اثر سیستم های اطلاعاتی حسابداری وبسته های نرم افزاری بر صورت های مالی حسابرسی شده است ،که برای دستیابی به این هدف ،ماهیت ،شرایط وعناصر متشکله موضوع مورد برسی ،بدون قضاوت وداوری وصف می گردد.بنابراین این پژوهش از نظر هدف ،یک پژوهش توصیفی است .
3-3 روش گرد آوری اطلاعات
در این تحقیق از دوروش زیر برای گردآوری اطلاعات استفاده شده است:
روش مطالعات نظری (کتابخانه ای)
روش مطالعات نظری وکتابخانه ای عمدتا”برای مطالعه ادبیات موضوع وبرای پیشینه تحقیق وهمچنین مطالعات ودیدگاههای که راجع به موضوع مورد تحقیق وجود داشته ونیز برای ایجاد چهارچوبی مناسب است برای موضوع انتخاب می گردد.لذا،مراجعه به منابع کتابخانه ای شامل :کتب ،مجلات هفتگی وماهنامه ،فصلنامه ها،انتشارات مراکز تحقیقاتی وپژوهشی ،سازمانها ونهادهای آموزشی واجرایی،پایان نامه های تحصیلی ورساله های تحقیقی مرتبط ،در پایگاههای الکترونیکی از قبیل اینترنت و;بخش ادبیات وتئوریکی موضوع ،مورد مطالعه وبررسی قرار گرفت ونهایتا”فصل دوم به رشته تحریر در آمد.
روش مطالعات میدانی (پرسشنامه)
بخش دیگر تحقیق به شکل میدانی انجام شد.در این مرحله برای گرد آوری اطلاعات از پرسشنامه استفاده گردید.پرسشنامه یکی از ابزار گردآوری داده هاست که پاسخ دهندگان از طریق آن به پرسشهایی پاسخ می دهندو یک واکنش رادر برابر مطالب نوشته شده به صورت ابرازی دارند.از این رو هرگاه بدست آوردن اطلاعات واقعی مورد نظر باشد از پرسشنامه استفاده می گردد.
در این تحقیق به منظور برسی وتجزیه وتحلیل متغیرهای مربوط به تحقیق که در ادبیات تحقیق مورد بحث قرار گرفت ونهایتا”سنجش ایده های جامعه آماری در ارتباط با میزان تاثیر سیستم های اطلاعاتی وبسته های آماده نرم افزاری حسابداری ،پرسشنامه ای در این زمینه تهیه وتنظیم و توزیع گردید.از مقیاس لیکرت برای پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه استفاده شده است.از خصوصیات مهم این مقیاس ،گسترش بخشیدن به حوزه انتخابی پاسخگویی و فراهم آوردن گزینه های بیشتری برای آن می باشد. بدین منظور که از پاسخگویان خواسته می شود یکی از گزینه ها را انتخاب نمایند.
4-3 روایی و پایایی پرسشنامه:
دوویژگی مهم پرسشنامه به عنوان ابزار گرد آوری اطلاعات عبارتند از:
الف)روایی پرسشنامه
مقصود آنست که پرسشنامه آنهارا که باید اندازه گیری کند ،اندازه گیری می کند.به این منظور در این تحقیق ،روایی پرسشنامه به تدوین پرسشها بر اساس مبنای نظری تحقیق وبا تایید واظهار نظر اساتید وکارشناسان متخصص واستفاده از نظرات آنان در رابطه با وضعیت سوالات حاصل شده است
ب)پایایی پرسشنامه
پایایی مربوط به ثبات است .یعنی بدست آوردن پاسخهای یکسان وشبیه به هم ،یعنی حصول یک نتیجه به طور مکرر.به عبارت دیگر منظور از پایایی این است که با انجام آزمودن همیشه نتایج یکسانی بدست آید.
هدف از سنجش پایایی پرسشنامه این است که در زمانها ومکانها ی مختلف قابلیت کاربردداشته باشد.درواقع تحقیقی پایاست که ابزار اندازه گیری آن معتبر باشدوچنانچه تحقیق توسط فرد دیگر یا همان محقق دوباره در زمانها و مکانهای دیگر انجام شود به همان نتیجه مشابه دست یابد.
دراین تحقیق به منظور کسب پایایی پرسشنامه از میان روشها ی عمده برآورد ضریب پایایی از روش ضریب آلفای کرون باخ استفاده گردیده است .بدین صورت که ابتدا 22پرسشنامه بین پاسخ دهندگان توزیع وپس از پاسخگویی جمع آوری گردید .سپس به کمک نرم افزار )) spssآلفای کرون باخ)) محاسبه گردید.
5-3 جامعه آماری تحقیق ونمونه
جامعه را می توان چنین تعریف کرد((جامعه بزرگترین مجموعه از موجودات است که در یک زمان معین مطلوب ما قرار می گیرد))وجامعه آماری عبارت است از((تعدادی از عناصر مطلوب مورد نظر که حداقل دارای یک صفت مشخص باشند.))صفت مشخصه ،صفتی است که بین همه عناصر جامعه آماری مشترک ومتمایز کننده جامعه آماری از سایر جوامع باشنددر این تحقیق صفت مشخصه ای که برای جامعه آماری تعیین شده است ،عبارت است :
1- عضو حسابرسان معتمد بورس اوراق بهادار
2-اساتید هیئت علمی دانشگاههای آزاد منطقه پنج
3-آشنایان با سیستم های اطلاعاتی حسابداری و بسته های آماده نرم افزارهای حسابداری .
عموم افراد وقتی که ازجامعه سخن می گویند به مجموعه ای از موجودات زنده و معمولا مردم می اندیشند ،درحالی که جامعه ممکن است از اشیا و عناصر بی جان تشکیل شده باشد ،بدین ترتیب می توان جامعه را چنین تعریف کرد .(جامعه بزرگترین مجموعه از موجودات است که در یک زمان معین مطلوب ما قرار می گیرند)برای مثال هرگاه اندازه گیری نمره همه دانشجویان مدیریت که در دانشکده مدیریت دانشگاه علامه طباطبائی ثبت نام کرده اند ،مطلوب ما باشد،جامعه ای خواهیم داشت واگر فقط نمره دانشجویان رشته مدیریت بازرگانی همان دانشکده را در نظر بگیریم ،جامعه دیگری خواهیم داشت .اگر مقدار متغیری را برای هریک از عناصر جامعه اندازه گیری کنیم ،جامعه مقادیر آن متغیررا بوجود آورده ا یم از این رو می توان ،جامعه مقادیر متغیر را چنین تعریف کرد (جامعه مقادیر ،بزرگترین مجموعه ازمقادیرقابل اکتساب متغیرهای تصادفی است که در یک زمان معین مطلوب ما قرار می گیرد).
محدوده و فضای مطلوب ما جامعه آماری را مشخص می کند بنابراین تعریف جامعه آماری عبارتست از:تعدادی از عناصر مطلوب مورد نظر که حداقل دارای یک صفت مشخصه باشند.صفت مشخصه ،صفتی است که در بین همه عناصر جامعه آماری مشترک ومتمایز کننده جامعه آماری از سایر جوامع باشد ،جامعه آماری به دو نوع تقسیم می شود.
اگر مقادیر جامعه از تعداد محدود وثابتی تشکیل شود و پایان پذیر باشد آن را محدود ودر غیر این صورت ،وقتی که جامعه از یک ردیف بی انتها ی مقادیر تشکیل شده باشد ،آن را نامحدود گویند.اندازه گیری جامعه برای بدست آوردن شاخصهاست .این شاخص ها ،چنانچه با اندازه گیری تمامی عناصر جامعه آماری (سرشماری )بدست آمده باشند آنها را پارامتر واگر با استفاده از بخشی از جامعه بدست آمده باشند آنها را آماره گویند تفاوت دو نوع ونیز کاربرد شاخصهای آماره و پارامتر تقسیم بندی دیگری رادر علم آمار موجب شده وآن را به آمار توصیفی وآمار استنباطی تقسیم کرده است .
در بسیاری از زمینه ها ،محققان در صدد تعیین پارامترهای جامعه هستنند ولی دسترسی به آنها به طور مستقیم با سرشماری جامعه آماری امکان پذیر نیست .در چنین موقعیتهای ،محققان ناچارند به نمونه های از جوامع آماری برای استنباط پارامتر های مورد نظر اکتفا کنند. اگر پارامترها را شاخص بدست آمده از جامعه آماری با استفاده از سر شماری بنامیم،پس باید شاخص بدست آمده از یک نمونه n تایی از جامعه را(آماره )نامید.یکی از مهمترین جنبه های آماری استنباطی تعمیم آماره به پارامتر است .
